تجزیه تحلیل سیستمها

نقش سیستم اطلاعات مدیریتی(Mis) چیست؟
نویسنده : رضا کاستی - ساعت ٦:٠٥ ‎ب.ظ روز ۱۳۸۸/٧/٢۳
 

 

پشتیبانی عملیاتی :

پشتیبانی روند کسب و کار و عملیات پایه ای ترین نقش این سیستمها میباشد که شامل گرد آوری، ظبط، ذخیره سازی و پردازشهای اولیه داده ها است. روشهای پشتیبانی سیستمهای اطلاعاتی از روند کسب و کار و عملیات عبارتند از: 

ظبط  و نگهداری اطلاعات فروش، پرداختها، اطلاعات سرمایه گزاریها، صورت حسابها و سایـــر اطلاعات حسابداری

پردازش این اطلاعات به صورت اطلاعاتی راجع به درآمدها، ترازنامه ها، دفاتر کل و معین، گزارشات مدیریتی و سایر   اطلاعات مالی     

ظبط و نگهداری فهرست اموال، کارهای در حال اجرا، اطلاعات تعمیر و نگهداری تجهیزات، داده های خط تولید و سایر داده های تولیدی و عملیاتی

پردازش این اطلاعات به صــــورت زمانبندی تولید، کنترلگر های تولید، سیستم امـــــــوال و سیستم نظارت بر تــــــولید

ظبط و نگهداری اطلاعات پــــــرسنل، اطلاعات حقوق و دستمــــــزدها، تاریخچه اشتغال و سایر اطلاعات منابع انسانی

پردازش اطلاعات منابـــــــع انسانی و تولید گزارش هزینه های نیــــــــروی انسانی و گزارشات مبتنی بر بهـــــره وری

ظبط و نگهداری اطلاعات بازار فروش، اطلاعات مشتری، تاریخچه پرداخت مشتری، اطلاعات تحقیقات بازرگانی، اطلاعات تبلیغات و سایر اطلاعات بازرگانی.

پردازش این اطلاعات به صورت گزارشات انعطاف تبلیغات، بــــــرنامه ریزی بازرگانی، گزارش فعالیتهای فــــــروش

ظبط و نگهداری اطلاعات کسب و کار، اطلاعات تحلیل رقبا، داده های صنعت، اهداف سازمان و سایر اطلاعات استراتژیک

پردازش این اطلاعات استراتژیک به صورت گزارشات جهت دهی صنعتی، گزارش سهم بازار، شرح ماموریت سازمان و مدلهای اطلاعات

استفاده از تمام موارد فوق الذکر جهت اجرا، کنترل و نظارت بر برنامه ها، استراتژیها، تاکتیکها، محصولات جدید، مدلهای کسب و کار جدید و یا ریسکهای کسب و کار.

پشتیبانی تصمیم گیری :

پشتیبانی تصمیم گیری یک قدم فراتر می رود و بخش کاملی از تصمیم گیری را تشکیل میدهد. در این روند اغلب سوالهایی نظیر ""اگر ... شود چه خواهد شد؟"" مطرح می شود. مثلا بررسی میکند که در صورت افزودن به قیمت محصول چه وضعی داریم. این روند همچنین به احتمالات توجه میکند. مثلا در صورت افزایش تورم چه وضعی خواهیم داشت.

ابتدایی ترین ابزار تصمیم گیری صفحات گسترده (Spreadsheet) هستند که اغلب برای کاربری مناسب نمی باشند. برنامه های خبره تر اغلب به طور یکپارچه از ابزارهای آماری تصمیم گیری مانند آنالیز حساسیت، آنالیز ""مونته کارلو""، تحلیل ریسک و ... بهره میبرند. مثالی از کاربرد این سیستم را میتوان در تصمیم گیری راجع به تولید یک محصول جدید در نظر گرفت.

پشتیبانی استراتژیک :

سیستمهای اطلاعاتی قادرند پشتیبانی موقعیت رقابتی سازمان را بر عهده گیرند. میتوان چهار نوع آنالیز متمایز در این رابطه را تشخیص داد.

1- پشتیبانی در کمک به استفاده از زنجیره داده های داخلی که باید آخرین و واقعی ترین اطلاعات باشند و به سرعت در دسترس مدیران قرار گیرند. این کمکها به کاهش هزینه های مدیریت بهره وری کمک می کنند و تحت عنوان ""آنالیز جریان کسب و کار"" و یا "" سیستم مدیریت کسب و کار P2P "" از آنها یاد می شود.

2-  هر شرکت موفقی یک یا دو عملیات کسب و کار دارد که آنها را بهتر از رقبا انجام میدهد. به این عملیات معمولا شایستگی های محوری گویند. در صورتی که این شایستگی محوری مدت زیادی سازمان را در بازار بالا نگه دارد به آن برتری پایدار رقابتی گوییم. برای اینکه یک شایستگی محوری به برتری پایدار رقابتی تبدیل شود باید تقلید از آن مشکل باشد، یکتا و پایدار باشد، برای رقابت یک امتیاز به حساب آید و در چندین موقعیت قابل استفاده باشد. لیست بسیار بلندی از این نوع قابلیت ها وجود دارد که میتوان از آن بین به شهرت خوب شرکت، قیمت پایین، کیفیت محصول، تیم مدیریت کارآمد، انحصار محصول و ... اشاره کرد. در عین حال برخی معتقدند که هیچ کدام از موارد یاد شده نمیتوانند در دراز مدت پایدار بمانند و تنها برتری رقابتی پایدار، ساخت ساختاراطلاعاتی مناسب و قدرتمندی است برای یافتن یک برتری مناسب در بازار در هر زمان مستقل از اینکه چه تغییراتی رخ می دهد.

3- سیستمهای اطلاعاتی اغلب از برتریهای رقابتی پشتیبانی و گاهی آنها را تولید می کنند. سرعت بالای تغییرات، دسترسی سریع به اطلاعات به روز را بسیار حیاتی ساخته و  خود سیستمهای اطلاعاتی به یک برتـــری رقابتی تبدیل شده اند.

نظارت بر بهره وری :

سیستمهای اطلاعات مدیریتی تنها محدود به آمار و آنالیز داده ها نیستند. آنها میتوانند به عنوان ابزارهای مدیریت هدفمند مورد استفاده قرا گیرند. این سیستمها در موارد زیر کمک کننده میباشند:

 تولید اهداف مرتبط و قابل اندازه گیری

 نظارت بر نتایج و بهره وری

 اعلام اختار، گاهی به طور روزانه، برای مدیران در هر رده از سازمان، راجع به هر گونه اختلاف بین نتایج کار و اهداف و بودجه های از پیش تعیین شده

عملاً کارمدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روزآمد واطلاعات مفید به مدیرشرکت یا موسسه برای برنامه ریزی های آینده وتصمیم گیری می باشد این مدیر برای گردآوری داده ها وپردازش آنها نیاز به سیستم های اطلاعاتی ورایانه‌ای وحتی سیستم های خبره می باشد پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی وسیستمی داشته واز امکانات سیستم های اطلاعاتی وفن آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده، دانش سوادرایانه‌ای وسواد اطلاعاتی می باشد. 

مقدمه :

درمیان سرمایه های یک سازمان اعم از نیروی انسانی، سرمایه های مالی، ماشین آلات و تجهیزات، اطلاعات، باارزشترین آنهاست واین مساله به این دلیل است که تمام امکانات فیزیکی ومحیطی ازطــــــــــــریق اطلاعات توجیه می شونداطلاعات ممکن است بصورت استراتژیکی مورد استفاده قرارگیرد وامتیازات قابل رقابت برای سازمان کسب کند                  

یا زمینه های رقابت را بین سازمانها تغییر دهد وامتیازات قابل‌ توجهی   برای سازمان کسب کند یا زمینه های رقابت را بین سازمانها گسترش دهد یا صنایع رامتحول سازد وفرصتهای جدید بازرگانی برای آنها پدید آورد. یک سازمان باید بتواند سیستم اطلاعاتی ایجاد کند که قادرباشد نیازهای اطلاعاتی اکثریت رادردرون سازمان برآورد، سازد.                                   

 ومساله مهم در این میان استفاده ی بهتر از این اطلاعات برای مدیریت بهتر می باشد ویکی از قدیمی ترین سیستم ها برای همیاری مدیران در این زمینه سیستم های اطلاعات مدیریت می باشد.   

چکیده تعریف سیستم اطلاعات مدیریتی:

سیستم اطلاعات مدیریتی به مجموعه عناوین و ابزاری اطلاق می شود که اطلاعات مورد نیاز مدیران سازمان را در زمینه ها و حیطه های مسئولیت حرفه ای آنان، بادقت، در زمان مناسب و شکلی مطلوب فراهم می کند. هدف اساسی MIS حمایت از سطوح مدیریتی میانی سازمان از طریق عرضه اطلاعات در قالب های متناسب با نوع بهره برداری مدیران است.

سیستم اطلاعات مدیریت:

 سیستمی منسجم برای تهیه اطلاعات به منظور حمایت از برنامه ریزی ، کنترل وعملکرد سازمان است که از طربق ارائه گزارشهای خاص مدیریتی وظایف مدیریت میانی را پوشش میدهد.

سیستمهای اطلاعات مدیریتی ( MIS ) سیستمهای اطلاعاتی عموما مکانیزه ای هستند که در داخل سازمانها به کار می روند و شامل تمام کانالهای اطلاعاتی و ارتباطات آن سازمان میشوند. یک سیستم اطلاعاتی شامل تمام المانهایی است که در جمع آوری داده ها و تغییر و انتشار اطلاعات نقش دارند و معمولا در بر گیرنده سخت افزار، نرم افزار، افراد، کانالهای ارتباطات و خود داده ها و اطلاعات است. عملیات این سیستم شامل جمع آوری داده ها، پردازش داده ها و تبدیل داده های خام به اطلاعات ارزشمند، ذخیره و بازیابی داده ها و  اطلاعات و تولید خروجی هایی نظیر گزارشات مدیریتی میباشد. فیلدهای مورد توجه در سیستم اطلاعات مدیریتی شامل مدیریت کسب و کار، مباحث تجاری و مهندسی نرم افزار است و نقش عمده این سیستمها در سازمان را میتوان در پشتیبانی روند و عملیات کسب و کار، پشتیبانی اتخاذ تصمیمات مدیریتی و پشتیبانی اتخاذ استراتژیهای رقابتی خلاصه کرد. در واقع یک سیستم اطلاعات مدیریتی (MIS) بر خلاف Transaction Processing Systems ها    (TPS)به ارائه اطلاعات خام و سطح پایین نمی پردازد و اطلاعاتی را ارائه می کند که در اخذ تصمیمات مدیریتی حایذ اهمیت باشند. این امر در مواجهه با حجم انبوه اطلاعات اهمیت خود را نشان میدهد و با پردازشهای مفیدی که انجام میدهد به مدیران در انجام وظایف خود یاری میرساند.

MIS کنترل وبازسازی اطلاعات رااز دنیای محیطی وعملیات بازرگانی داخل سازمان بعهده دارد، بطریقی که باسازماندهی وانتخاب داده ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصمیم، برنامه ریزی وکنترل برای مدیران آماده سازد سیستم اطلاعاتی مدیریت نامیده می شود. مدیران همواره بدنبال اطلاعات هستند واتخاذ تصمیمات آنان براساس داده های مرتبط وبا موضوع تصمیم است.

حاصل رشد سیستم های اطلاعات مدیریت تغییرات درعملیات وفعالیتها ووظایف سازمانهای تجاری دنیا به شرح است:
1-مدیریت متمرکز وتکیه برمحورهای تمرکز اطلاعات وبهره گیری ازفن‌آوری پیشرفته
2-طراحی اطلاعات وارائه گزارشات لازم موردنیاز برای اتخاذ تصمیم مدیریت، برنامه ریزی وکنترل سازمان
3-طراحی سیستم اطلاعات مدیریت باتکیه برکنترل وسیستم های اطلاعاتی مدیریت کنترل پروژه ها
نتایج حاصل ازاین مفاهیم،
MIS یا سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می شوند. هدف سیستمهای اطلاعاتی مدیریت افزایش روند ارائه واداره اطلاعات وکاهش حـــــدس وگمان درحــــــل مشکلات درسطوح مختلف سازمانی ازطــــــریق سیستمهای بازخوراطلاعات وبازتاب بازیابی اطلاعات درجهــت تکامل داده های جدید به سیستم است. MIS شامل سه جزءاست:مدیریت،اطلاعاتوسیستم.
 
MIS نه تنها مدیران رادرامور استراتژیک حمایت می کند، بلکه درتصمیمات تکراری وروزمره نیز اطلاعات لازم رادراختیار مدیران تاکتیکی قرارمی دهد وآنها راقادر می سازد تابه اطلاعاتی دست یابند که جهت تصمیماتشان کمک موثری باشد. MIS می تواند تصاویری از مغایرتها وانحرافات از برنامه های تعیین شده رانیز آشکار سازد چنین اطلاعاتی ازطریق تهیه گزارشات مدیریت درقالبها وتصاویر منطقی وقابل تعبیر وتفسیر وتجربه وتحلیل دراختیار مدیریت قرار می گیرد. زیرمجموعه های سیستم MIS عبارتند از: سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نیروی انسانی، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت مالی وحسابداری، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت تولید وسیستمهای اطلاعاتی بازاریابی وفروش که متکی برپایگاههای مشترک ومتقابل است. مدیران MIS بایستی ازدنیای حقیقی وسیستمهای موجود درسازمان مطلع باشند تابتوانند نقش موثری راایفا کنند وبهمین دلیل بایستی اطلاعات صحیح دراختیارشان قرارگیرد. یکی از نقشهای مهم مدیرMIS، آگاهی وتفسیر ازعوامل محیطی وبیرونی سازمان است. مدیران MIS بایستی ازارزشهای سیستمهای موجود مطلع گردند واینکه سیستمهای دستی موجود چه اطلاعات ونقشی رابعهده دارند. عملاً مدیرMIS برای طراحی وکنترل شرکت به معاون خدمات اجرایی یامعاون ارشد گزارش می دهد دربسیاری از شرکتها، شاخه معاونت MIS بوجود می آید که گزارش خورامستقیماً مدیریت عالی تسلیم می‌دارد. (مومنی 1372، 32،26-23)
به سبب مزایای
MIS چون ارتباطات نزدیکتر، کنترل دقیقتر وگردآوری داده های مطمئن تر وپردازش سریعتر داده ها وتبدیل آنها به اطلاعات مدیران، از سیستمهای اطلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی سازماندهی، رهبری وایجاد انگیزه، گزارش‌دهی و کنترل استفاده کرده واین اعمال مدیریتی رابا نهایت دقت وکارآیی، درمدت زمان بسیارکمتری درسازمان انجام می دهد. حال برای انجام این کارها مدیریت یاید واسطی به نام مدیرسیستم اطلاعاتی مدیریت برای ارائه بهتروخدمات برای مدیریت ، ضروری می باشد. موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند چیزهای دیگری فراگرفتند.در این دوره مشخص شد که  مانع عمده در استفاده از سیستم‌های اطلاعات مدیریت،  مدیران هستند. مدیران به عنوان یک گروه درمورد رایانه اطلاعی نداشتند آنان ازکارهای خودآگاه ومی دانستند چگونه مسائل راحل کنند؛ لکن به اندازه کافی درمورد نقش اطلاعات درحل مسائل تأمل نکرده بودند. درنتیجه برای مدیران بیان این که دقیقاً‌ازسیستم اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشواربود. این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیرقابل تحمل بود زیراکه دانسته های آنان از مدیریت کم بود، آنها نمی دانستند چه سؤالاتی راپرسش نمایند، با طی زمان مدیران درباره رایانه ودرمورد فرآیندهای مورد اجرا درحل مسائل تجربه آموختندو متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت رافراگرفتند. سیستم های اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر بانیازهای مدیران اصلاح وتوسعه یافت.  عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده ازرایانه مستحکم شد. سیستم اطلاعات مدیریت به دوطریق عمده درحل مساله کمک می کند: یک منبع اطلاعات درپهنه سازمان فراهم می نماید ونیز به شناسایی ودرک مساله کمک می‌کند. نورساطع از سیستم اطلاعات مدیریت بااین هدف است که برای مدیران علائم مساله یا متحمل الوقوع بودن مسائل را اعلام دارد. ضعف عمده سیستم اطلاعات مدیریت آن است که نمی‌تواندنیازهای خاص هرفرد را برطرف کند، مساله رابرآورد سازد. اغلب اوقات سیستم اطلاعات مدیریت اطلاعات دقیق موردنیاز رافراهم نمی کند مفهوم سیستم پشتیبان تصمیم درپاسخ به چنین نیازی بوجود آمد(مک لوید 1378، 5-434،411).

گاهی راه اندازی MIS در شرکت موجب ترس کارکنان وحتی مدیران می شود مدیریت شرکت می تواند بااجرای تدابیر زیراز ترس کارکنان بکاهد:

1-استفاده ازرایانه به عنوان یک وسیله ارتقای شغلی بادان کارهای تکــــراری خسته کننده به رایانه ودادن کارهایی که تواناییهای آنهارابه چالش برمی‌انگیزد؛
2-استفاده ازارتباطات رسمی برای حفظ آگاهی کارکنان ازتوجهات شرکت ؛
3-ساخت یک رابطه مطمئن بین کارکنان، متخصصان اطلاعاتی ومدیریت؛
4-اهداف شرکت رادرراستای نیازهای کارکنان مشخص کنند (
Mcleod 348-349).
درنهایت قابل توجه است که امروزوظایف
MIS ازمدیران فراتررفته وکلاً MIS با کاربرد رایانه درخـــــــدمات تجارت وشرکتها درآمده است امروزه دردفتر هرشرکتی بخش MIS یامعاونت MIS رامی توان مشاهده کرد.

مفهوم داده کاوی :

 عبارت داده کاوی مترادف با یکی از عبارت های استخراج دانش، برداشت اطلاعات، وارسی داده ها و حتی لایروبی کردن داده هاست که در حقیقت کشف دانش در پایگاه داده ها[1][1] (KDD ) را توصیف می کند. بنابراین ایده ای که مبنای داده کاوی است یک فرآیند با اهمیت از شناخت الگوهای بالقوه مفید، تازه و درنهایت قابل درک در داده هاست. واژه کشف دانش در پایگاه داده ها در اوایل دهه 80 در مراجعه به مفهوم کلی، گسترده، سطح بالا و به دنبال جستجوی دانش در اطلاعات شکل گرفته است. داده کاوی کاربرد سطح بالای فنون و ابزار بکار برده شده برای معرفی و تحلیل داده ها ی تصمیم گیرندگان است.  اصطلاح داده کاوی را آمار شناسان، تحلیل گران داده ها و انجمن سیستم های اطلاعات مدیریت به کار برده اند در حالی که پژوهشگران یادگیری ماشین و هوش مصنوعی از KDD بیشتر استفاده می کنند. در ادامه چند تعریف از داده کاوی ارائه می شود.

1-  «داده کاوی یا به تعبیر دیگر کشف دانش در پایگاه داده ها، استخراج غیـــــر بدیهی اطلاعات بالقـوه مفید از روی داده هایی است که قبلاً، ناشناخته مانده اند. این مطلب برخی از روش های فنی مانند خوشه بنـدی، خلاصه سازی داده ها، فراگیری قاعده های رده بنــدی، یافتن ارتباط شبکه ها، تحلیــــــل تغییرات و کشف بی قاعدگی را شامل می شود »  (پیاتتسکی شاپیرو، ماتئوس کریستوفر)

2 - « داده کاوی در حقیقت کشف ساختارهای جالب توجه، غیر منتظره و با ارزش از داخل مجمــــوعه وسیعی از داده هامی باشد و فعالیتی است که اساساً با آمار و تحلیل دقیق داده ها منطبق است» هند (1998)             

 3- « داده کاوی فرآیند کشف رابطه ها، الگوها و روندهای جدید معنی داری است که به بررسی حجم وسیعی از اطلاعات ذخیره شده در انبارهای داده با فناوری های تشخیص الگو ( مانند ریاضی و آمار )  می پردازد». ( سایت کشف دانش در پایگاه داده ها در جهت کشف اطلاعات مفید از مجموعه بزرگ داده هاست. دانش کشف شده می تواند قاعده ای باشد تا ویژگی های داده ها، الگوهایی که به طور متناسب رخ  می دهند، خوشه بندی موضوع های درون پایگاه داده ها و غیره را توصیف می کند.

یک کاربر سیستم KDD بایستی درک بالایی از قلمرو داده ها به منظور انتخاب زیر مجموعه صحیحی از داده ها، رده مناسبی از الگوها و معیار خوبی برای الگوهای جالب داشته باشد. بنابراین سیستم KDD باید ابزارهایی با اثر تعاملی داشته باشد نه سیستم های تجزیه و تحلیل خودکار. لذا کشف دانش از پایگاه داده ها باید مثل یک فرآیند شامل گام های زیر باشد:

1-    درک قلمرو                                         3- کشف الگوها (داده کاوی)

2-   آماده کردن مجموعه داده ها                     4- پردازش بعد از کشف الگو

حمل و نقل و جابجائی کالا و مسافر، بعنوان یکی از اساسی ترین نیازهای بشر، همواره به عنوان شاخصی مطرح بسیار مهم در برنامه‌ریزی‌های کلان هر جامعه، ‌مورد توجه ویژه قرار گرفته است.

درعصری که به آن "عصر انفجار اطلاعات" اطلاق می‌گردد، فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات بعنوان ابزاری کارآمد برای متخصصین رشته های گوناگون، موجبات تسهیل و تسریع ارائه خدمات را فراهم نموده است.

در همین راستا،مهندسین حمل و نقل نیز سعی بر آن داشته‌اندتا از فن‌آوری اطلاعات (IT) بعنوان راهکاری مناسب درجهت از میان برداشتن معضلات اساسی مدیریت ترافیک بهره‌ جسته‌ و مشکلات آنرا به حداقل ممکن کاهش دهند و در این مقاله سعی بر آن است تا اندکی از کاربرد‌های IT در حمل و نقل تشریح شود.

 در سالهای اخیر، جوامع پیشرفته با بهره جوئی از امکاناتی که امروزه بعنوان ره آوردهای IT شناخته میشوند، با ایجاد سیستمهای هوشمند حمل و نقل یا ITS یک زیرساخت مطلوب و مناسب جهت تحقق و دستیابی به اهداف متخصصین فراهم شده است.

مدیریت و برنامه ریزی دقیق و کارآمد در حمل و نقل و ترافیک ، استفاده بهینه از منابع، کاهش صدمات و افزایش ایمنی و آرامش، کاهش هزینه و اثرات نامطلوب زیست محیطی، ‌کاهش مصرف انرژی و تأخیرهای ناخواسته در طول سفر و در نهایت جلب رضایت مسافرین و روانسازی جریان ترافیک و حمل و نقل، ‌همواره از مقاصد ومطلوبهای برنامه ریزان حمل و نقل در استفاده از ITS برشمرده می‌شوند.

در همین راستا میتوان بصورت دقیقتر ،‌مهمترین عملکردهای ITS را چنین برشمرد :

- مدیریت و بهینه سازی جریان ترافیک و روانسازی حرکت

- مدیریت و کنترل حوادث

- مدیریت و پشتیبانی وسائل نقلیه امدادی

- مدیریت اخذ الکترونیکی عوارض , هزینه پارکینگ , خرید و رزرواسیون بلیط و...

- مانیتورینگ و کنترل حمل و نقل سنگین

- مدیریت و ناوبری پیشرفته

- مدیریت حمل و نقل عمومی

- مدیریت و پشتیبانی عابر پیاده و ...

روشن است که هر یک از موارد مذکور بدون بهره جوئی از ره‌آوردهای IT قابل دستیابی و انجام نبوده است. بطور مثال کنترل و برنامه‌ریزی چراغهای راهنمائی در داخل شهرها بعنوان یک مسئله مهم از مقوله مدیریت و بهینه سازی جریان ترافیک و روانسازی آن , همواره مطرح می باشد. بصورت خلاصه نحوه عملکرد این سیستم را می‌توان بدین شرح توصیف نمود که حجم و میزان تراکم خودروها توسط حسگرهای گوناگونی که در زیر سطح جاده و یا در حواشی آن نصب شده‌اند ، سنجیده شده و جهت

پردازش و اخذ تصمیم، توسط ابزارهای ارتباطی همچون فیبر نوری یا بصورت wireless، به مراکز کنترل مرکزی ارسال می‌گردد و در آنجا بر اساس اصول و محاسبات مدیریت ترافیک و فاز بندی چراغها، توسط نرم افزارهای مفید با در نظر گرفتن شرایط متفاوت و مطروح، زمان بهینه توقف پشت چراغ و یا حرکت در حالت سبز، پردازش و دستورات لازم به دستگاههای کنترل کننده چراغها ارسال می‌گردد.

امروزه در بسیاری از شهرهای بزرگ دنیا استفاده از این سیستم رایج و مرسوم است و در کلان شهر تهران نیز شاهد بهره‌جوئی از آن در بیش از 150 تقاطع می‌باشیم. از محاسن این سیستم می‌توان به کاستن از تاخیرهای بی مورد , کاهش زمان سفر و جلب آرامش و رضایت مسافر، ایجاد موج سبز در حرکت ، کاهش تصادفات و... را نام برد.ایجاد چنین سیستمی ، همراه با اتصال آن به یک شبکه اطلاعاتی یا سایت اطلاع رسانی ، به سادگی می‌تواند قبل از شروع سفر، مسافر را در انتخاب مسیر مطلوب یاری رسانده و در کاهش حجم ترافیک تأثیر بسزائی داشته باشد.

 بدیهی است در صورت ایجاد چنین سیستمی حتی گوشی‌های تلفن همراه نیز که امروزه توانائی برقراری اتصال با شبکه‌های اطلاع رسانی را دارا هستند , قابلیت دریافت اطلاعات و اخبار مربوط به ترافیک را خواهند داشت. روشن است بدین ترتیب پیشنهاد یک مسیر مطمئن و به دور از تراکم‌های ناخواسته توسط سیستمهای اطلاعاتی و هوشمند و انتخاب آن توسط مسافر در روانسازی جریان ترافیک تأثیر مطلوب و شایانی خواهد داشت. ضمن اینکه کاستن از مصرف سوخت خودرو و کاهش آلودگی هوا، زمان سفر و بالا بردن ضریب اطمینان در رانندگی و آرامش در مسافر از نتایج مطلوب و دائمی آن بوده و از آثار سیستمهای ناوبری پیشرفتهITS به شمار می‌آید. تکنیک اطلاع رسانی به رانندگان امروزه در شهر تهران بصورت رادیوئی و توسط کانال پیام و در برخی نقاط بر روی تابلوهای اطلاعاتی انجام می‌پذیرد که از ابتدائی ترین شیوه های مطرح در مطلع نمودن رانندگان از شرایط ترافیکی محسوب میگردد.

در برخی موارد ارائه اطلاعات جهت انتخاب سایر شیوه ها و سیستمهای حمل و نقل و دستیابی به مقصد توسط دیگر وسائط نقلیه و یا ارائه اطلاعاتی راجع به سطوح سرویس و عرضه خدماتی که در مقصد به مسافر ارائه می‌شوند نیز بعنوان دیگر کاربرد ‌‌های سیستمهای ناوبری پیشرفته به شمار می‌آیند. در سیستمهای اطلاعاتی مربوط به کنترل و برنامه ریزی حمل و نقل انتقال اخباری که به بروز شرایط غیر عادی و یا تصادفات مربوط می‌گردد حائز اهمیت است چرا که در هر دو حالت میتوان به موقع تدابیر لازم جهت تغییر مسیر مسافر را اندیشید و از ازدحام‌های ناگهانی جلوگیری نمود.

ITS چیست؟

از اساسی ترین زیر ساختهای لازم برای توسعه صنایع و افزایش سطح رفاه اجتماعی هر کشور وجود حمل ونقل آسان و ایمن است.امروزه  مشکلات مربوط  به حمل و نقل از قبیل تراکم ،تصادفات،آلودگی ها ی زیست محیطی و .... با توجه به رشد آرام جاده ها در مقابل تعداد زیاد خودروها و انساسها که روز به روز افزایش می یابند،مدیران کشور ها را بر آن داشته است تا با نیم نگاهی به تکنو لوژی های جدید و استفاده از تکنولوژی الکترونیک و ار تباطات به حل مشکلات و بهبود کارایی سیستم حمل و نقل بپردازند وITS در واقع استفاده از تکنولوژی ارتباطات و اطلاعات و الکترونیک  در  زیرساختهای حمل و نقل یک کشور برای افزایش کارایی ،مدیریت ونظارت سیستم حمل و نقل است. که باجمع آوری ،پردازش،یکپارچگی و انتشار اطلاعات  راه حل هایی را به مسافران ، رانندگان و اولیای امور   میدهد. در واقع ITS  تکنولوژی استفاده از فناوری ارتباطات و اطلاعات برای بهبود سیستم حمل ونقل و برنامه ریزی برای کارهای آتی است که به کمک مدیران و کاربران سیستم حمل و نقل می آید تا مشکلات حاصل از توسعه شهری و ترافیک و تراکم در نواحی درون و برون شهری را کاهش دهد و همچنین افزایش سطح ایمنی و تسهیل شدن کارها را داشته باشد. سیستم های اطلاعاتی  آن سیستم های یکپارچه ای هستند که اطلاعات را از نقاط مختلف یک شهر,منطقه و یا یک کشور و هر حوزه ای که برای سیستم حمل و نقلی تعریف شده باشد ,جمع آوری کرده وپردازش میکنند  و اطلاعات  حاصل را دراختیار کاربران و مدیران حمل و نقلی و یا سایر سیستم ها برای عملکرد بهتر قرارمیدهند که البته تمام اینها از طریق شبکه ارتباطی و زیر سیستم های آن انجام میشود.  

طرح معماریITS :

پیاده سازی خدمات در هر کشور بستگی زیاددی به شرایط فرهنگی ، اقلیمی ، اقتصادی آن  کشور دارد و طرح معماری آن باتوجه به نیازهای هر کشور تعیین میگردد و معماری ITS در کشور های  مختلف متفاوت است مثلاَ کشوری مثل آمریکا بنا به وسعت زیادی که دارد از فناوری ماهواره برای ارتباط نقاط مختلف شبکه ارتباطی حمل و نقل خود استفاده کرده است و همچنین بنا به شرایط اقلیمی و اب و هوایی خود بیشتر روی خدمات کاربری  آب و هوایی کا ر کرده است و نیز کشوری مثل جزیره ژاپن به دلیل شرایط منطقه ای خود تکنولوژی و مساحت کم و عدم دسترسی ناوگان حمل و نقل سایر کشورها به شبکه راههای آن ,طراحی و ساخت راههای هوشمند را برای ایجاد ارتباطات لازم 

ارسال شده توسط محسن ایجی

 


 
 
عوامل تاثیر گذار بر نوع سیستم اطلاعاتی مورد نیاز
نویسنده : رضا کاستی - ساعت ٦:٠٠ ‎ب.ظ روز ۱۳۸۸/٧/٢۳
 

 

عوامل تاثیر گذار بر نوع سیستم اطلاعاتی مورد نیاز:

1- نوع صنعت یا تجارت

2- جایگاه ان در چرخه عمر صنعت

3- اندازه وساختار سازمان

 4- وضعیت فعلی فناوری

5- سبک مدیریت

6- وسعت جغرافیائی

7- تاثیرات سیاسی واقتصادی

مراحل رشد سازمان وسیستم اطلاعاتی مرتبط:

1-    رشد از طریق خلاقیت

2-    رشد از طریق هدایت

3-    رشد از طریق تفویض اختیار

4-    رشد از طریق هماهنگی

5-    رشد از طریق همکاری

سطوح سه گانه نیازمندیهای اطلاعاتی:

1-اطلاعات مورد نیاز سازمان

2-اطلاعات مورد نیاز پایگاه داده

 3-اطلاعات مورد نیاز سیستم کاربردی

انواع مدل:

1-    مدل تجسمی: حالت فیزیکی یک سیستم که از نظر اندازه متفاوت با واقعیت آن است.مانند مدل یک ماشین ویا ماکت یک ساختمان.

2-    مدل قیاسی:از نظر ظاهر شبیه سیستم واقعی نیست ولی مانند آن رفتار می کند و از مدل تجسمی خلاصه تر است. ما نند نمودار سازمانی یا نقشه جغرافیا.

3-    مدل ریاضی: زمانیکه پیچیدگی روابط زیاد باشد بطوریکه نتوان آنها را در قالب دو مدل قبلی نشان داد یا ارائه آنها در قالب این دو مدل پر زحمت وزمانبر باشد از روشی خلاصه تر یعنی کمیت، فرمول ،محاسبه ومنطق (مدل ریاضی) استفاده می شود.

مزایای مدلها:

1-    کوتاه کردن زمان(شبیه سازی سالها عملیات طی چند ثانیه).

2-    تغییر وکنترل ساده تر مدل نسبت به واقعیت.

3-    هزینه آنالیز مدل بسیار کمتر از سیستم واقعی است.

4-    پایینتر بودن هزینه اشتباهات در آزمایش مدل نسبت به واقعیت.

5-    با مدلسازی خطرات محیطهای غیر قابل اطمینان محاسبه میشود.

6-    در مدلهای ریاضی تعداد نامحدودی از راهکارها بررسی میشوند.

7-    مدلها باعث بهبود یادگیری واموزش افراد میشوند.

فرایند مدلسازی:زمانیکه در یک سازمان مشکلات ومسائل گوناگونی بوجود میاید مدیران سازمان برای حل آن مشکلات از شیوه ها وروشهای مختلفی می توانند استفاده کنند مانند روشهای سعی وخطا ،شبیه سازی ،بهینه سازی واکتشافی.

آزمون وخطا(Trial-and-error):در این روش روی سیستم واقعی آزمایشهایی انجام می شود واینکار آنقدر ادامه پیدا می کند تا پس از خطاهای مکرر آزمایش به نتیجه برسد.اگر تعداد راهکارها وهزینه ناشی از خطا زیاد باشدونیز محیط عامل تغییر باشد این روش جوابگو نخواهد بود.

شبیه سازی(simulation):این روش بر اساس داده های گذشته وپیشنهادی انجام می گیرد وایجاد مدل با هدف دستیابی به نتایجی مانند سود یا زیان کل ،درصد مشتریان ناراضی و... صورت میپذیرد.از مزایای این روش سرعت بخشیدن به عملیات یا تغییر مقدار سفارشات است ولی هیچ تضمینی وجود ندارد که در آزمایشات گوناگون نتیجه نهایی مقدار بهینه باشد وهمچنین بخاطر استفاده از افراد متخصص هزینه ایجاد وآزمایش مدل بالا می باشد.

بهینه سازی(optimization): در این مدل میزان سفارش بهینه طی چند ثانیه پیدا میشود و داده های ورودی ،خروجیهای مورد نظر  ورابطه ریاضی به صورت دقیقی مشخص شده است.عیب این روش دراین است که فقط زمانی که مسئله ساخت یافته ومعین باشد می توان از آن استفاده کرد.

اکتشافی(heuristics): در این روش برای تعیین مقدار سفارش دو راه وجود دارد راه اول: تعیین میزان موجودی بر اساس معدل تقاضای روز قبل

 راه دوم: تعیین موجودی براساس تقاضای همانروز در هفته گذشته.

 

 

تعریف سیستم اطلاعات:

سیستمی که برای کاربران سازمان داده یا اطلاعات فراهم میکند که اگر در این سیستم از کامپیوتر استفاده شود به ان سیستم اطلاعات مکانیزه می گویند.

سیر تکامل سیستمهای اطلاعات:

1-پردازش داده( دوره 1950)

2-سیستم اطلاعات مدیریت(1960-مسایل ساختار یافته)

3-سیستم حمایت از تصمیم(1970-مسایل نیمه ساختار یافته)

4-سیستم خبره(1980-مسایل ساختار نیافته)

5-سیستم اطلاعات مدیریت عالی(1980-مسایل ساختار نیافته)

6- سیستم تصمیم گروهی(1990)

7-شبکه عصبی مصنوعی(1990)

سیستم اطلاعات مدیریت   : (MIS)      

 سیستمی منسجم برای تهیه اطلاعات به منظور حمایت از برنامه ریزی ، کنترل وعملکرد سازمان است که از طربق ارائه گزارشهای خاص مدیریتی وظایف مدیریت میانی را پوشش میدهد.

تصمیم گیری مدیریتی وسیستمهای اطلاعاتی:

مدیر نخستین وبزرگترین تصمیم گیرنده در سازمان است که در تمام فعالیتهای وی فرایند تصمیم گیری وجود دارد با توجه به تغییرات سریع وپیچیدگی محیطی که مدیران دران به فعالیت مشغولند استفاده از سیستم های اطلاعاتی مناسب برای مدیران امری حیاتی است.این تغییرات میتوانند بر تصمیم گیری یک مدیر به اشکال گوناگون تاثیر بگذارند:

1-توسعه فناوری وسیستم های ارتباطی باعث بوجود امدن تعداد راهکارهای بیشتر می شود.

2-پیچیدگی وحجم عملیات اتوماسیون و... باعث بوجود امدن خطا در جندین بخش سازمان شده که هزینه زیادی ناشی از خطای بوجود امده به سازمان تحمیل می شود.

3-امکان دارد دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری مشکل باشد در حالیکه باید به سرعت تصمیم ها گرفته شوند.

4-افزایش بازارهای جهانی ، مصرف کنندگی ، مداخله دولت وکاهش ثبات سیاسی، عدم قطعیت در مورد اینده را به دنبال دارند.

مدیران وحمایتهای کامپیوتری:

امروزه فناوریهای کامپیوتری به شکل گسترده ای در فعالیتهای مدیران نفوذ کرده و میتوانند بازه ای از پردازشهای مراوده ای تا بررسی وتجزیه وتحلیل وحل مسایل را پوشش دهند وبطور کلی در مهمترین وظیفه یک مدیر یعنی تصمیم گیری بکمک وی بیایند.

دلایل نیاز به سیستم های مکانیزه حمایت از تصمیم :

1-    محدودیتهای فکری بشر در پردازش وذخیره سازی

2-    محدودیتهای دانش

3-    کاهش هزینه

4-    حمایت فنی

5-    حمایت از کیفیت

6-    حاشیه رقابت_مهندسی مجدد

فناوریهای اصلی حمایت از تصمیم:

1-سیستم حمایت از تصمیم(DSS) 2-سیستم حمایت از تصمیم گروهی(GDSS) 3-سیستمهای اطلاعات مدیریت عالی(EIS) 4-سیستمهای خبره(ES) 5-شبکه های عصبی مصنوعی(ANN) 6-سیستمهای حمایت ترکیبی

تعیین چهارچوبی برای حمایت از تصمیم:

فرایندهای تصمیم گیری شامل سه نوع تصمیمات ساختار یافته(قابل برنامه ریزی)، نیمه ساختار یافته ،ساختار نیافته(غیر قابل برنامه ریزی)است.فعالیتهای مدیریت نیز شامل سه قسمت برنامه استراتزیک، کنترل مدیریت، کنترل عملیاتی می باشد.از ترکیب این تصمیمات وفعالیتها حالتهای مختلفی بوجود می اید که برای هر حالت یک یا چند سیستم اطلاعاتی جوابگو می باشد.برای مثال زمانیکه تصمیم از نوع ساخت یافته باشد سیستمهای MIS، OR، TPS، DP  جوابگو است یا اگر نیمه ساخت یافته باشد DSS مناسب میباشد.

مفهوم سیستمهای حمایت ازتصمیم(DSS):

این سیستمها،منابع انسانی (اگاهیهای فردی) را با قابلیتهای کامپیوتری ترکیب میکنند تا باعث ارتقاء کیفیت تصمیم گیریها مخصوصا در مورد مسائل نیمه ساخت یافته شوند.

مزایای DSS: 1- کیفیت بالاتر تصمیم گیری 2- بهبود ارتباطات 3-کاهش هزینه 4- افزایش بهره روی 5- صرفه جوئی در زمان 6- بهبود رضایت مشتری وکارمند .

سیستم حمایت از تصمیم گروهی(GDSS):

حجم زیادی از تصمیمات اصلی سازمان توسط گروهها گرفته میشود ازانجاییکه گرداوری یک گروه در یک مکان و زمان معین مشکل وهزینه بر است و بر گزاری این جلسات گروهی نیز زمان زیادی را میطلبد ونتایج تصمیم گیریها در حد متوسط است برای رفع این مشکلات از فناوری اطلاعات(IT) استفاده می شودکه عنوانهای مختلفی مانند سیستمهای حمایت از تصمیم گروهی را دارا می باشد.

سیسنم اطلاعات مدیریت عالی(EIS):

این سیستمها برای اهداف زیر بوجود امده اند:

1-    ایجاد دیدگاهی سازمانی از عملیات سازمان2-ایجاد یک واسطه نزدیک به کاربر در انواع سبکهای تصمیم فردی 3- تهیه کنترلهای کارا وبه موقع  4- دسترسی سریع به اطلاعات دقیق 5-متمایز، فشرده ودنبال کردن داده ها واطلاعات حساس 6- تعیین مسائل

سیستمهای خبره(ES):

در این نوع از سیستم، خبرگی وتخصص از فرد متخصص به کامپیوتر منتقل می شود . این دانش در کامپیوتر ذخیره می شود وهنگام نیاز کاربر از ان استفاده می کند. ES میتواند مانند یک متخصص به خوبی استنباط کند وبه نتیجه مناسبی برسد

شبکه های عصبی مصنوعی(ANN):

در فناوریهای قبلی از اطلاعات ودانش موجود در کامپیوتر که از افراد متخصص گرفته میشود استفاده می کردیم ولی چون دسترسی به اطلاعات به سادگی امکان پذیر نیست تصمیم گیرندگان باید از تجربه های خود در شرایط گوناگون گذشته استفاده کنند .در این سیستم کامپیوتری امکان یادگیری از تجربه های گذشته وجود دارد وبه این طریق مسایل حل میشود .

سیستمهای پشتیبانی ترکیبی(HSS):

برای حل مسایل سازمان تصمیم گیرندگان می توانند از ترکیب چند فناوری اطلاعاتی استفاده کنند .بنابراین بایستی از یکپارچه سازی این سیستمها استفاده کرد که اگر درجه یکپارچگی بالا باشد ابزار تصمیم گیری سیستمی ترکیبی است که در اختیار کاربر قرار میگیرد.

 ارزش اطلاعات ناشی از تغییر انها در تصمیم گیریهاست. به همین منظور اطلاعات باید دارای مشخصات زیر باشند: 

الف) به موقع بودن 

ب) مناسبت

ج) دقت 

د) جزئیات 

ه) تکرار

 و) قابلیت فهم

سیستمهای ارتباطات:

از قسمتهای زیر تشکیل می شود:

1-منبع(فرستنده پیام) 2- کد گذاری(طریقه برقرار کردن ارتباط)3- کانال(واسطه انتقال اطلاعات) 4- اختلال( تفاوت بین پیام فرستنده وگیرنده) 5- کد گشائی(فرایند فهم پیام) 6-  مقصد(گیرنده پیام) 7- افزونگی(استفاده بیش از حد از نمادها در پیام)

الزامات سیستم:

 

1-مورد اعتمادبودن(طراح کارفرما تجهیزات)

 

2-در دسترس بودن

3-قابل انعطاف بودن:یعنی اینکه سیستم بتواند در شرایط رشد متغیر پیشرفت تکنولوی با شرایط جدید همخوانی داشته باشد.

 

4-برنامه زمانی استقرار(خدمات سازمان دوام برنامه دوام پرسنل)

 

5-عمر مورد انتظار و امکان رشد

 

6-قابلیت تعمیر و نگهداری

 

اجزای سیستم:

 

1- داده ها مواد اولیه خروجی هر سیستم اطلاعاتی به شمار می آیند.

 

2- فرایند مجموعه ای از اعمال منطقی برای تبدیل ورودی هر سیستم به خروجی آن.

 

3- خروجیها(در این درس اطلاعات) شامل مواد پردازش شده مورد نیاز ساز مانی که سیستم در آن قرار دارد می باشد.

 

4- بازخورد(روابط کنترلی) شامل مجموعه فرامینی است که با تاثیر بر روی سه جزء دیگر منجر به رفع نقص وبهبود خروجی می شود.

نکته:از مجموع روابط (Relationships) در یک سیستم ارتباطاتCommunications)) بوجود می اید.

 

 


 
 
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت(نوشتار 3 )
نویسنده : رضا کاستی - ساعت ٥:٥٧ ‎ب.ظ روز ۱۳۸۸/٧/٢۳
 

 

مقدمه

سیستم اطلاعات مدیریت پس از تکامل تدریجی در طول پنج دهه اخیر دیگر دارای تعریف، مفهوم، شکل و قالب تقریباً مشخص و پذیرفته شده‌ای است و آنچه در حال توسعه است بیشتر شامل فناوری پیاده‌سازی، مدل‌های تصمیم‌گیری و سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری هستند.


img/daneshnameh_up/e/ef/ISMS-50.jpg

 
 



مدل سیستمی سازمان و نقش سیستم اطلاعات در مدیریت آن

عنصر کنترلی سیستم سازمان متشکل از دو بخش مدیریت و پردازشگر اطلاعات است. پردازشگر اطلاعات به مجموعه تمام افراد و سیستم‌های اطلاعاتی و پشتیبان تصمیم‌گیری گفته می‌شود که به مدیریت در اتخاذ تصمیم کمک می‌کنند. علاوه بر این نقش اصلی برای پردازشگر اطلاعات، می‌توان آن را تولیدکننده اطلاعات سازمان (به عنوان یک فرایند یا زیرسیستم از یک سیستم بزرگتر) برای ارائه به سازمان‌های بالادست یا موجودیت‌های بیرونی دانست. گاهی اوقات ممکن است نقش فرعی پردازشگر اطلاعات به نقش اصلی تبدیل شود. این تغییر نقش در شرایطی اتفاق می‌افتد که مدیریت به دلایل مختلف از پردازشگر اطلاعات در تصمیم‌گیری استفاده نمی‌کند و در عوض به دلایل مختلف به موجودیت‌های مهم در محیط سازمان توجه بیشتری نشان می‌دهد. هر یک از نقش‌های اصلی و فرعی پردازشگر اطلاعات نیازمند ویژگی‌ها، توانایی و مشخصات خاص خود است و اجزای پردازشگر اطلاعات باید مطابق با ایفای نقش غالب، طراحی شده و تطبیق داده شوند.



انواع سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان

سیستم‌های اطلاعات یکی از اجزای سیستم کنترلی حلقه بسته محسوب می‌شوند. بنابراین هدف چنین سیستم‌هایی کمک به کنترل سیستم است. در هر سازمان دو نوع کنترل وجود دارد؛ کنترل عملیاتی و کنترل مدیریتی. عملیات مختلف سازمان در قالب فرایندها و زیرسیستم‌های صف و ستاد انجام می‌شوند. هر یک از این عملیات نیازمند کنترل‌های خاص خود هستند و سیستم‌های اطلاعاتی خاص خود را طلب می‌کنند. چنین سیستم‌های اطلاعاتی که عملیات مختلف سازمان را کنترل و پشتیبانی می‌کنند سیستم‌های پردازش مبادلات نامیده می‌شوند.
کنترل مدیریتی نیازمند اطلاعاتی است که بخش قابل‌ ملاحظه‌ای از آنها توسط سیستم‌های پردازش مبادلات تولید می‌شوند. سیستم‌های اطلاعاتی پشتیبان کنترل مدیریتی، اطلاعات تولید شده توسط سیستم‌های پردازش مبادلات را پردازش کرده و آنها را در ترکیب‌ها و شکل‌های جدید معنی‌دار به مدیریت عرضه می‌کنند. چنین سیستم‌های اطلاعات‌، سیستم‌های اطلاعات مدیریت نامیده می‌شوند.


سیستم‌های اطلاعات مدیریت

تعریف سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم‌گیری در سازمان است. این سیستم از نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای، راهنماها و دستورالعمل‌ها، مدل‌هایی برای تحلیل، برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می‌گیرد (دیویس و اولسون 1985، 6). سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است که داده‌های محیطی را جمع‌آوری و داده‌های تبادلات و عملیات سازمانی را ثبت می‌کند و سپس آنها را فیلتر، سازمان‌دهی و انتخاب کرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه می‌نماید و ابزاری برای مدیران فراهم می‌آورد که اطلاعات مورد نیاز خود را تولید نمایند (موردیک و مانسون 1986، 6).
سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه، رایانه‌ای و کاربرـ ماشین است که اطلاعات لازم برای حمایت از عملیات و تصمیم‌گیری فراهم می‌کند. عناصر اصلی این سیستم عبارتند از: (1) سیستمی یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر، (2) سیستمی رایانه‌ای که تعدادی نرم‌افزار اطلاعاتی را از طریق یک پایگاه اطلاعات به هم مرتبط می‌کند، (3) رابط کاربر- ماشین که به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ می‌دهد، (4) ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی و (5) پشتیبانی از عملیات و تصمیم‌گیری (آواد 1988، 5).

مفهوم سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت سازمان یک چیز متمایز و جدا از دیگر سیستم‌های اطلاعات نیست بلکه چارچوبی کلی ارائه می‌کند که دیگر سیستم‌های اطلاعات بر مبنای آن با یکدیگر همخوان می‌شوند. در طول زمان مشخص شد که مفهوم پیاده‌سازی یک سیستم کاملاً یکپارچه واحد بسیار مشکل است. واقعیت این است که یک سیستم یکپارچه، به معنی یک ساختار واحد و همگن نیست بلکه بدین معنی است که اجزاء آن منطبق بر یک طرح کلی هستند. اکنون سیستم اطلاعات مدیریت به منزله فدراسیونی از زیرسیستم‌ها در نظر گرفته می‌شوند که در صورت نیاز طراحی و اجرا می‌شوند اما منطبق بر طرح کلی، استانداردها و رویه‌های سیستم اطلاعات مدیریت هستند. بنابراین به جای یک سیستم اطلاعات مدیریت واحد و کلی، سازمان می‌تواند تعداد زیادی سیستم اطلاعات مرتبط داشته باشد که نیازهای مدیریتی را در سطوح مختلف به شکل‌های مختلف تأمین می‌کنند. تجربه نشان می‌دهد که یک سیستم کاملاً یکپارچه غیر ممکن است. عوامل زیادی وجود دارند که باید همزمان و توأم در نظر گرفته شوند و نگهداری چنین سیستمی مشکل است.
به همین دلیل، سیستم‌های اطلاعات مدیریت بیشتر به صورت بخش بخش طراحی می‌شوند و یکپارچه‌سازی تنها در مواردی که ضروری باشد اعمال می‌شود. به طور خلاصه سیستم‌های اطلاعات مدیریت مبنایی برای یکپارچه‌سازی پردازش‌های اطلاعات سازمانی ارائه می‌دهند (دیویس و اولسون 1985، 6-8، 10، 28، 53).

نیاز به یک پایگاه اطلاعات

داده‌ها می‌بایست به گونه‌ای مدیریت شوند که قابل دسترسی برای پردازش بوده و کیفیت مناسب داشته باشند. مدیریت لازم باید از هر دو جنبه سخت‌افزار و سازمان صورت پذیرد. نرم‌افزار ایجاد و مدیریت یک پایگاه اطلاعات، یک سیستم مدیریت پایگاه اطلاعات است. هنگامی که یک سیستم مدیریت پایگاه اطلاعات وجود داشته باشد همه از داده‌هایی استفاده می‌کنند که تنها در یک محل ذخیره شده‌اند و یک عمل روزآمدسازی تمام موارد استفاده را روزآمد می‌کند. یکپارچه‌سازی چنین سیستمی نیازمند یک قدرت مرکزی برای پایگاه اطلاعات است. داده‌ها می‌توانند در یک کامپیوتر مرکزی ذخیره شوند یا بین چندین کامپیوتر پراکنده شوند (دیویس و اولسون 1985، 9).

مدل‌های تصمیم‌گیری در سیستم اطلاعات مدیریت

معمولاً تنها داده‌های خام یا حتی داده‌های خلاصه شده برای استفاده کافی نیستند. داده‌ها معمولاً باید پردازش شده و به شکلی ارائه شوند که به یک تصمیم اتخاذ شده منجر شوند. تحقق چنین امری نیازمند یک مدل تصمیم‌گیری است. مدل‌های تصمیم‌گیری می‌توانند در مراحل مختلف تصمیم‌گیری مورد استفاده واقع شوند. تعمیم یک سیستم اطلاعات مدیریت از جنبه تصمیم‌سازی، سیستم‌هایی مانند سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری و سیستم‌های خبره هستند (دیویس و اولسون 1985، 9؛ آواد 1988، 14).

ابعاد طبقه‌بندی سیستم‌های اطلاعات مدیریت

همه سیستم‌های اطلاعات مدیریت دارای قابلیت‌ها، ویژگی‌ها و مؤلفه‌های یکسان نیستند. در واقع سیستم‌های اطلاعات مدیریت دارای طیفی هستند که یک سر آن یک سیستم ساده گزارش‌گیری دستی و سر دیگر آن یک سیستم یکپارچه رایانه‌ای همراه با انواع گزارش‌ها و مدل‌های تصمیم‌گیری است. در اینجا به برخی از ابعاد طبقه‌بندی سیستم‌های اطلاعات مدیریت اشاره می‌شود. (دیویس و اولسون 1985، 28-44)


مولفه‌های فیزیکی

  • سخت‌افزار (ورودی‌ها، خروجی‌ها‌، ذخیره‌سازی ثانویه، پردازشگرهای مرکزی، تبادلات)
  • نرم‌افزار (نرم‌افزار سیستم و نرم‌افزار کاربر)
  • پایگاه اطلاعات (ساختار سخت‌افزاری ـ نرم‌افزاری حاوی داده‌ها)
  • رویه‌ها (دستورالعمل‌های کاربر، دستورالعمل‌های آماده‌سازی ورودی، دستورالعمل‌های عملیاتی برای عملیات رایانه‌ای)
  • نیروی انسانی (اپراتور، تحلیل‌گر سیستم، برنامه‌نویس، تهیه‌کنندگان داده‌ها، مدیر سیستم اطلاعات).


وظایف پردازش

  • پردازش تبادلات
  • نگهداری فایل‌های اصلی
  • تولید گزارش‌ها
  • پردازش جستجوها
  • پردازش نرم‌افزارهای پشتیبان


خروجی برای کاربران

  • مستندات یا صفحات رابط برای تبادل (اطلاعاتی، عملیاتی، جستجویی)
  • گزارش‌های از پیش طراحی شده
  • پاسخ‌های از پیش طراحی شده به جستجوها
  • گزارش‌های موقت و پاسخ به جستجوها
  • نتایج تعامل بین کاربر و ماشین


گزارش‌های از پیش طراحی شده: انواع گزارش یا جستجو

  • اطلاعات نمایانگر
  • اطلاعات مسئله‌یابی
  • اطلاعات برای اقدام
  • اطلاعات پشتیبان تصمیم


گزارش‌های از پیش طراحی شده: انواع انعکاس شرایط

  • وضعیت یا شرایط یک مقطع زمانی
  • آنچه که در طول یک دوره اتفاق افتاده است
  • ارائه نتایج تا به امروز و نمایش اثر آن تا انتهای دوره


پشتیبانی تصمیم

  • تصمیم‌های ساخت یافته قابل برنامه‌نویسی
  • تصمیم‌های ساخت نیافته و غیر قابل برنامه‌نویسی


سطح استفاده از اطلاعات

 


 
 
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت چیست؟
نویسنده : رضا کاستی - ساعت ٥:٥٦ ‎ب.ظ روز ۱۳۸۸/٧/٢۳
 

 

سیستمهای اطلاعاتی مدیریت چیست؟

سیتمهای اطلاعاتی مدیریت (MIS) درواقع کاربرد تکنولوژی اطلاعات است در پشتیبانی از فعالیتهای تجاری, چرا که تجارت روز به روز متحول می‌گردد و در این میان همواره افرادی با قدرت تحلیل بالا و زاویه دید و پیشینه تجاری مورد نیاز هستند تا فرایندهای تجاری را بارورتر کنند.
مدیریت سیتمهای اطلاعاتی (MIS) درواقع کاربرد تکنولوژی اطلاعات است در پشتیبانی از فعالیتهای تجاری, چرا که تجارت روز به روز متحول می‌گردد و در این میان همواره افرادی با قدرت تحلیل بالا و زاویه دید و پیشینه تجاری مورد نیاز هستند تا فرایندهای تجاری را بارورتر کنند.
از این رو دانش آموختگان این رشته تحصیلی (Management Information Systems) نیاز دارند تا بیاموزند که چگونه نیازمندیهای اطلاعاتی یک سازمان را تحلیل کنند و سپس در صدد طراحی یک سیستم مدیریت امور, مبتنی بر کامپیوتر, در جهت رفع نیازمندیهای تحلیل شده برآیند, و در نهایت پیاده‌سازی و فرایند عملیاتی سازی سیستم طراحی شده را راهبری نمایند.

به منظور برنامه‌ریزی و توسعه یک سیستم اطلاعاتی که پاسخگوی نیازمندی‌های کاربران باشد, یک متخصص MIS بایستی با ساختار سازمانی, اهداف تجاری, عملیات بازرگانی (شامل روالهای کاری و چرخش اطلاعات میان پروسه ها) و با چگونگی برقراری ارتباط موثر با کاربران آشنا بوده و بداند چگونه سیستمی طراحی کند که فعالیتهای کاربر را تحت پوشش قرار دهد.

همچنین متخصصین MIS بایستی همواره در زمینه تکنولوژی‌های اطلاعاتی به‌روز بوده, صاحب توانمندیهای پایه‌ای تکنیکی باشد تا بتوانند در انتخاب تکنولوژی مناسب در جهت پیاده‌سازی سیستم کامپیوتری مورد نیاز تصمیم بگیرند. بدین منظور است که که رشته تحصیلی MIS ترکیبی است از دروس کامپیوتری و تجاری.
از آنجایی که عدم موفقیت بسیاری از سیستمهای اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر در واقع به‌دلیل موارد تکنیکی و فنی نیست و ریشه در عدم توانایی افراد در طراحی و استفاده مناسب از سیستمها دارد, لذا افزایش درخواست برای دانش آموختگان و فارغ‌التحصیلان این رشته انتظار می‌رود.
یک فارغ التحصیل موفق رشته MIS باید قادر باشد :

ـ یک برنامه کاربردی تجاری را در یک محیط برنامه نویسی شی گرا مانند زبان ویژوال بیسیک و یا محیط‌های مشابه ایجاد کند که شامل طراحی واسط کاربری, بکارگیری کنترل‌ها, برنامه نویسی و عیب‌یابی سیستم می‌شود.
ـ تکنیکهای مدلسازی داده مانند نرمال‌سازی و دیاگرام موجودیت‌ها و روابط (ERD) را در جهت ایجاد یک مدل پایگاه داده‌ها بکار گیرد.
ـ مدل ایجاد شده را در یک سیستم مدیریت پایگاه داده‌ها مانند SQL یا Access پیاده‌سازی کند که شامل ایجاد جداول, برقراری روابط محدود کننده و یکپارچه سازی اطلاعات, ایجاد view ها و فرمها و گزارشها با استفاده از اطلاعات پایگاه‌داده است.
ـ روشهای تحلیل و طراحی سیستم مناسب را انتخاب نموده و آنها را در جهت ایجاد یک طراحی سیستم برای یک پروسه تجاری اعمال کند, که شامل برنامه‌ریزی توسعه سیستم, تهیه نیازمندی‌های سیستم و مدلسازی داده‌ها و روال‌ها است.
ـ از آخرین محصولات و ابزارهای تولید نرم‌افزار بعنوان ابزار پروتوتایپینگ در جریان توسعه سیستم بهره ببرد.

● مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی در مقابل مهندسی نرم افزار (علوم کامپیوتر)
مدیریت سیستم‌های اطلاعاتی و مهندسی نرم‌افزار تا حدودی شبیه هستند, آنهم از این نظر که دغدغه هردو استفاده از کامپیوتر در جهت حل مسائل است. اما تفاوتهای مشخصی بین ایندو زمینه وجود دارد.

▪ مدیریت سیستمهای اطلاعاتی (MIS)
رشته تحصیلی مدیریت سیستمهای اطلاعاتی در واقع برای آنانی است که علاقه شدیدی به کامپیوتر و تجارت دارند. وظیفه یک متخصص MIS کمک به یک سازمان است تا بتواند از سرمایه‌گذاری در تجهیزات و نیروی انسانی و فرایند‌های تجاری حداکثر سود را کسب کند. این فرآیند تجاری ممکن است شامل برنامه‌ریزی و توسعه یک سیستم کامپیوتری جدید یا تعبیه و اعمال روشهای نوین بمنظور توانمندسازی منابع سیستمهای موجود و افزایش کاربری آنها باشد.
یکی از المانهای بسیار مهم در زمینه کاری یک متخصص MIS توانایی تحلیل نیازمندیها است که شامل مصاحبه با مشتریان به منظور تعیین اهداف سازمانی می‌باشد. با تعیین اهداف است که یک متخصص MIS قادر خواهد بود برآوردی از سخت‌افزار و نرم ‌افزار لازم جهت نیل به آن اهداف را ارائه دهد. این فرد فرم‌های مشخصات, دیاگرام فعالیتها و جداول سازمانی برنامه نویسان کامپیوتری و ... را تهیه می‌کند تا بدان‌ وسیله بتواند امور جاری را پیگیری نموده و در جهت خطایابی و رفع مشکلات سیستم با آنها همکاری نماید.
متخصصین MIS فرآیندهای تست نرم‌افزار را مدیریت کرده و از عملکرد صحیح آن طبق الگوهای برنامه‌ریزی شده اطمینان حاصل می‌کنند. یک دانش‌آموخته رشته MIS بواسطه تعامل نزدیکی که با بحث مدیریت دارد, بخش قابل توجهی از مفاهیم درسی‌اش حول محور کار تیمی, رهبری, مدیریت پروژه, خدمات مشتریان و تئوری‌های تجاری پایه می‌باشد, که یک مدیر حرفه‌ای سیستم‌های اطلاعاتی را از یک متخصص علوم کامپیوتر (مهندس نرم افزار) تفکیک می‌کند.

▪ علوم کامپیوتر (مهندسی نرم‌افزار)
علوم کامپیوتر (و یا مهندسی نرم‌افزار) رشته‌ای است که با هدف فهم و طراحی کامپیوتر‌ها و پروسه‌های محاسباتی بوجود آمده است. در حال حاضر این رشته بر پیدا کردن راههای بهتر نوشتن نرم‌افزارهای تکنیکی مانند سیستم‌عاملها و واسط‌های کاربری برنامه‌های کاربردی و پروتوکلهای شبکه تمرکز دارد. برخی مباحث بسیار دشوار رشته مهندسی نرم‌افزار مباحث نظری هستند مانند الگوریتمها, متدولوژی برنامه نویسی, زبانهای برنامه نویسی, مهندسی نرم‌افزار و هوش مصنوعی و...
بطور خاص دغدغه اصلی این رشته بهینه‌سازی توانمندی‌های سخت‌افزاری و دیگر فن‌آوری‌ها از طریق نرم‌افزار است. هرچند برخی مهندسین نرم‌افزار نیز بعد از فارغ‌التحصیلی در مشاغل مشابه متخصصین MIS مشغول می‌شوند, در صورتی که علاقه‌مند هستند بیشتر در زمینه‌های تکنیکی و محاسباتی که تعامل زیادی با بحثهای تجاری و متخصصین این امر ندارد مشغول باشند.

▪ چشم‌انداز کاری MIS :
طبق سند چشم انداز مشاغل سالهای ۲۰۰۲ و ۲۰۰۳ میلادی؛ انتظار می‌رود استخدام متخصصین فن‌آوری رشد بسیار سریعتری نسبت به نرخ رشد متوسط داشته باشد. چرا که تکنولوژی در حال پیچیده‌ تر شدن است و سازمانها در حال اتخاذ و اجرا کردن این تکنولوژیها هستند. انتظار می‌رود این شغل (متخصص MIS) در میان بیست مورد اول لیست درجه‌بندی مشاغل جدید از نظر ایجاد تعداد موقعیت شغلی در یک دوره از سالهای ۱۹۹۸ تا ۲۰۰۸ قرار بگیرد.
چرا که کارفرماها بدنبال جذب متخصصینی هستند که می‌توانند توانایی‌های تکنیکی و فنی را با توانمندی‌های تجاری و مهارت ارتباط و درک متقابل بیامیزند و از اینروست که فارغ التحصیلان مقطع کارشناسی رشته MIS از دورنمای مطلوب اشتغال باید لذت ببرند.

سید علی مرجائی

 


 
 
سیستم اطلاعات مدیریت (نوشت 2 )
نویسنده : رضا کاستی - ساعت ۸:٢٥ ‎ق.ظ روز ۱۳۸۸/٧/۱٧
 

 

سیستم اطلاعات مدیریت

این مقاله جایگاه، نقش، تعریف، مفهوم، ابعاد و طبقه‌بندی سیستم‌های اطلاعات مدیریت را شرح می‌دهد. مدل سیستمی سازمان و نقش سیستم اطلاعات در مدیریت آن، انواع سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان، تعریف سیستم اطلاعات مدیریت، مفهوم سیستم اطلاعات مدیریت، نیاز به یک پایگاه اطلاعات، مدل‌های تصمیم‌گیری در سیستم اطلاعات مدیریت و ابعاد طبقه‌بندی سیستم‌های اطلاعات مدیریت از جمله مباحث این مقاله هستند.

 

1- مقدمه

سیستم اطلاعات مدیریت پس از تکامل تدریجی در طول پنج دهه اخیر دیگر دارای تعریف، مفهوم، شکل و قالب تقریباً مشخص و پذیرفته شده‌ای است و آنچه در حال توسعه است بیشتر شامل فناوری پیاده‌سازی، مدل‌های تصمیم‌گیری و سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری هستند. در این مقاله مفاهیم کلی سیستم اطلاعات مدیریت را مرور می‌کنیم.

 2- مدل سیستمی سازمان و نقش سیستم اطلاعات در مدیریت آن

سازمان را به عنوان یک سیستم باز و یک سیستم کنترلی حلقه بسته می‌توان به صورت زیر نمایش داد (مک لئود 1994، 103):


 عنصر کنترلی سیستم سازمان متشکل از دو بخش مدیریت و پردازشگر اطلاعات است. پردازشگر اطلاعات به مجموعه تمام افراد و سیستم‌های اطلاعاتی و پشتیبان تصمیم‌گیری گفته می‌شود که به مدیریت در اتخاذ تصمیم کمک می‌کنند. علاوه بر این نقش اصلی برای پردازشگر اطلاعات، می‌توان آن را تولیدکننده اطلاعات سازمان (به عنوان یک فرایند یا زیرسیستم از یک سیستم بزرگتر) برای ارائه به سازمان‌های بالادست یا موجودیت‌های بیرونی دانست. گاهی اوقات ممکن است نقش فرعی پردازشگر اطلاعات به نقش اصلی تبدیل شود. این تغییر نقش در شرایطی اتفاق می‌افتد که مدیریت به دلایل مختلف از پردازشگر اطلاعات در تصمیم‌گیری استفاده نمی‌کند و در عوض به دلایل مختلف به موجودیت‌های مهم در محیط سازمان توجه بیشتری نشان می‌دهد. هر یک از نقش‌های اصلی و فرعی پردازشگر اطلاعات نیازمند ویژگی‌ها، توانایی و مشخصات خاص خود است و اجزای پردازشگر اطلاعات باید مطابق با ایفای نقش غالب، طراحی شده و تطبیق داده شوند.

3- انواع سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان

سیستم‌های اطلاعات یکی از اجزای سیستم کنترلی حلقه بسته محسوب می‌شوند. بنابراین هدف چنین سیستم‌هایی کمک به کنترل سیستم است. در هر سازمان دو نوع کنترل وجود دارد؛ کنترل عملیاتی و کنترل مدیریتی. عملیات مختلف سازمان در قالب فرایندها و زیرسیستم‌های صف و ستاد انجام می‌شوند. هر یک از این عملیات نیازمند کنترل‌های خاص خود هستند و سیستم‌های اطلاعاتی خاص خود را طلب می‌کنند. چنین سیستم‌های اطلاعاتی که عملیات مختلف سازمان را کنترل و پشتیبانی می‌کنند سیستم‌های پردازش مبادلات نامیده می‌شوند.

 

کنترل مدیریتی نیازمند اطلاعاتی است که بخش قابل‌ ملاحظه‌ای از آنها توسط سیستم‌های پردازش مبادلات تولید می‌شوند. سیستم‌های اطلاعاتی پشتیبان کنترل مدیریتی، اطلاعات تولید شده توسط سیستم‌های پردازش مبادلات را پردازش کرده و آنها را در ترکیب‌ها و شکل‌های جدید معنی‌دار به مدیریت عرضه می‌کنند. چنین سیستم‌های اطلاعات‌، سیستم‌های اطلاعات مدیریت  نامیده می‌شوند.

4- سیستم‌های اطلاعات مدیریت

4-1- تعریف سیستم اطلاعات مدیریت

 سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه متشکل از کاربر و ماشین برای ارائه اطلاعات در پشتیبانی از عملیات، مدیریت و تصمیم‌گیری در سازمان است. این سیستم از نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه‌ای، راهنماها و دستورالعمل‌ها، مدل‌هایی برای تحلیل، برنامه‌ریزی، کنترل و تصمیم‌گیری و یک پایگاه اطلاعات بهره می‌گیرد (دیویس و اولسون 1985، 6). سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی است که داده‌های محیطی را جمع‌آوری و داده‌های تبادلات و عملیات سازمانی را ثبت می‌کند و سپس آنها را فیلتر، سازمان‌دهی و انتخاب کرده و به عنوان اطلاعات به مدیران ارائه می‌نماید و ابزاری برای مدیران فراهم می‌آورد که اطلاعات مورد نیاز خود را تولید نمایند (موردیک و مانسون 1986، 6).

 سیستم اطلاعات مدیریت سیستمی یکپارچه، رایانه‌ای و کاربرـ ماشین است که اطلاعات لازم  برای حمایت از عملیات و  تصمیم‌گیری فراهم می‌کند. عناصر اصلی این  سیستم عبارتند از: (1) سیستمی یکپارچه برای خدمت به تعداد زیادی کاربر، (2) سیستمی رایانه‌ای که تعدادی نرم‌افزار اطلاعاتی را از طریق یک پایگاه اطلاعات به هم مرتبط می‌کند، (3) رابط کاربر- ماشین که به جستجوهای فوری و موقتی پاسخ می‌دهد، (4) ارائه اطلاعات به تمام سطوح مدیریتی و (5) پشتیبانی از عملیات و تصمیم‌گیری (آواد 1988، 5).

4-2- مفهوم سیستم اطلاعات مدیریت

سیستم اطلاعات مدیریت سازمان یک چیز متمایز و جدا از دیگر سیستم‌های اطلاعات نیست بلکه چارچوبی کلی ارائه می‌کند که دیگر سیستم‌های اطلاعات بر مبنای آن با یکدیگر همخوان می‌شوند.  در طول زمان مشخص شد که مفهوم پیاده‌سازی یک سیستم کاملاً یکپارچه واحد بسیار مشکل است. واقعیت این است که یک سیستم یکپارچه، به معنی یک ساختار واحد و همگن نیست بلکه بدین معنی است که اجزاء آن منطبق بر یک طرح کلی هستند. اکنون سیستم اطلاعات مدیریت به منزله فدراسیونی از زیرسیستم‌ها در نظر گرفته می‌شوند که در صورت نیاز طراحی و اجرا می‌شوند اما منطبق بر طرح کلی، استانداردها و رویه‌های سیستم اطلاعات مدیریت هستند. بنابراین به جای یک سیستم اطلاعات مدیریت واحد و کلی، سازمان می‌تواند تعداد زیادی سیستم اطلاعات مرتبط داشته باشد که نیازهای مدیریتی را در سطوح مختلف به شکل‌های مختلف تأمین می‌کنند. تجربه نشان می‌دهد که یک سیستم کاملاً یکپارچه غیر ممکن است. عوامل زیادی وجود دارند که باید همزمان و توأم در نظر گرفته شوند و نگهداری چنین سیستمی مشکل است.

به همین دلیل، سیستم‌های اطلاعات مدیریت بیشتر به صورت بخش بخش طراحی می‌شوند و یکپارچه‌سازی تنها در مواردی که ضروری باشد اعمال می‌شود. به طور خلاصه سیستم‌های اطلاعات مدیریت مبنایی برای یکپارچه‌سازی پردازش‌های اطلاعات سازمانی ارائه می‌دهند (دیویس و اولسون 1985، 6-8، 10، 28، 53).

4-3- نیاز به یک پایگاه اطلاعات

داده‌ها می‌بایست به گونه‌ای مدیریت شوند که قابل دسترسی برای پردازش بوده و کیفیت مناسب داشته باشند. مدیریت لازم باید از هر دو جنبه سخت‌افزار و سازمان صورت پذیرد. نرم‌افزار ایجاد و مدیریت یک پایگاه اطلاعات، یک سیستم مدیریت پایگاه اطلاعات است. هنگامی که یک سیستم مدیریت پایگاه اطلاعات وجود داشته باشد همه از داده‌هایی استفاده می‌کنند که تنها در یک محل ذخیره شده‌اند و یک عمل روزآمدسازی تمام موارد استفاده را روزآمد می‌کند. یکپارچه‌سازی چنین سیستمی نیازمند یک قدرت مرکزی برای پایگاه اطلاعات است. داده‌ها می‌توانند در یک کامپیوتر مرکزی ذخیره شوند یا بین چندین کامپیوتر پراکنده شوند (دیویس و اولسون 1985، 9).

4-4- مدل‌های تصمیم‌گیری در سیستم اطلاعات مدیریت

معمولاً تنها داده‌های خام یا حتی داده‌های خلاصه شده برای استفاده کافی نیستند. داده‌ها معمولاً باید پردازش شده و به شکلی ارائه شوند که به یک تصمیم اتخاذ شده منجر شوند. تحقق چنین امری نیازمند یک مدل تصمیم‌گیری است. مدل‌های تصمیم‌گیری می‌توانند در مراحل مختلف تصمیم‌گیری مورد استفاده واقع شوند. تعمیم یک سیستم اطلاعات مدیریت از جنبه تصمیم‌سازی، سیستم‌هایی مانند سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری و سیستم‌های خبره هستند (دیویس و اولسون 1985، 9؛ آواد 1988، 14).

4-5- ابعاد طبقه‌بندی سیستم‌های اطلاعات مدیریت (دیویس و اولسون 1985، 28-44)

همه سیستم‌های اطلاعات مدیریت دارای قابلیت‌ها، ویژگی‌ها و مؤلفه‌های یکسان نیستند. در واقع سیستم‌های اطلاعات مدیریت دارای طیفی هستند که یک سر آن یک سیستم ساده گزارش‌گیری دستی و سر دیگر آن یک سیستم یکپارچه رایانه‌ای همراه با انواع گزارش‌ها و مدل‌های تصمیم‌گیری است. در اینجا به برخی از ابعاد طبقه‌بندی سیستم‌های اطلاعات مدیریت اشاره می‌شود.

  • مولفه‌های فیزیکی
    • سخت‌افزار (ورودی‌ها، خروجی‌ها‌، ذخیره‌سازی ثانویه، پردازشگرهای مرکزی، تبادلات)
    • نرم‌افزار (نرم‌افزار سیستم و نرم‌افزار کاربر)
    • پایگاه اطلاعات (ساختار سخت‌افزاری ـ نرم‌افزاری حاوی داده‌ها)
    • رویه‌ها (دستورالعمل‌های کاربر، دستورالعمل‌های آماده‌سازی ورودی، دستورالعمل‌های عملیاتی برای عملیات رایانه‌ای)
    • نیروی انسانی (اپراتور، تحلیل‌گر سیستم، برنامه‌نویس، تهیه‌کنندگان داده‌ها، مدیر سیستم اطلاعات).  
  • وظایف پردازش
    • پردازش تبادلات
    • نگهداری فایل‌های اصلی
    • تولید گزارش‌ها
    • پردازش جستجوها
    • پردازش نرم‌افزارهای پشتیبان  
  • خروجی برای کاربران
    • مستندات یا صفحات رابط برای تبادل (اطلاعاتی، عملیاتی، جستجویی)
    • گزارش‌های از پیش طراحی شده
    • پاسخ‌های از پیش طراحی شده به جستجوها
    • گزارش‌های موقت و پاسخ به جستجوها
    • نتایج تعامل بین کاربر و ماشین  
  • گزارش‌های از پیش طراحی شده: انواع گزارش یا جستجو
    • اطلاعات نمایانگر
    • اطلاعات مسئله‌یابی
    • اطلاعات برای اقدام
    • اطلاعات پشتیبان تصمیم  
  • گزارش‌های از پیش طراحی شده: انواع انعکاس شرایط
    • وضعیت یا شرایط یک مقطع زمانی
    • آنچه که در طول یک دوره اتفاق افتاده است
    • ارائه نتایج تا به امروز و نمایش اثر آن تا انتهای دوره  
  • پشتیبانی تصمیم
    • تصمیم‌های ساخت یافته قابل برنامه‌نویسی
    • تصمیم‌های ساخت نیافته و غیر قابل برنامه‌نویسی  
  • سطح استفاده از اطلاعات
    • برنامه‌ریزی استراتژیک
    • کنترل مدیریت و برنامه‌ریزی تاکتیکی
    • برنامه‌ریزی و کنترل عملیاتی  
  • اطلاعات مورد نیاز

سطح استفاده

ویژگی اطلاعات

عملیاتی

تاکتیکی

استراتژیک

منبع

داخلی

 

       خارجی

حوزه

خوب تعریف شده و محدود

 

           خیلی وسیع

سطح گروه‌بندی

با جزئیات

 

تجمعی و کلی

افق زمانی

تاریخی

 

آینده

تداول

روزمره

 

قدیمی

صحت موردنیاز

بالا

 

پائین

میزان استفاده

خیلی زیاد

 

کم

 

مراجع


Awad, E. M. 1988. Management Information System: Concept, structure, and applications. Califonia: The Benjamin Cummings.

Davis, G. B., and Olson, M.H. 1985. Management Information system: Conceptual, foundations, structure, and development. 2nd ed. New York: Mc Graw-Hill.

McLeod, Jr. R. 1994. Information System Concepts. New York: MacMillan.

Murdick. R.G., and Munson, J.C. 1986. MIS Concepts & Design. 2nd ed. London: Primtice -Hall.

 

 

 

 

نویسنده این مطلب آقای مجید امیدوار از منبع :راهکار مدیریت    بودند

که جهت استفاده شما دوستان قرار داده شده.

                                                                          رضا


 
 
سیستمهای اطلاعاتی مدیریت
نویسنده : رضا کاستی - ساعت ۸:۱۸ ‎ق.ظ روز ۱۳۸۸/٧/۱٧
 

 

چکیده
این مقاله سیستم‌های اطلاعات مدیریت MIS را پوشش می دهد. از آنجا که MIS ترکیبی از سه پدیده سیستم ، اطلاعات و مدیریت می‌باشد ابتدا این موارد را بررسی میکند. به علت تأثیرات قابل توجه سیستمهای اطلاعاتی بر روی MIS   مبحث دیگر مقاله،  درباره آن می‌باشد. متخصصان اطلاعاتی شامل تحلیل‌گر سیستمها، مدیران پایگاههای داده، متخصصان شبکه، برنامه‌نویس ها و اپراتورها در قسمت بعدی بررسی شده است. بعد از بررسی اجزای MIS به سیستم‌های اطلاعات مدیریت در حالت کلی پرداخته می‌شود.سیستمهای پشتیبانی تصمیم(DSS) ، تأثیرات هوش مصنوعی و سیستم‌های خبره بر روی این سیستم‌ها دیگر مبحث مقاله می باشند. آخرین قسمت نتیجه گیری، همراه با ذکر بعضی نظرات در باب مزایا و معایب کنترل از طریق نرم افزار و گسترش آن در عصر اینفوکراسی یا اطلاع‌سالاری می باشد.


مقدمه
موضوع این بحث مقاله سیستم اطلاعات مدیریت می باشد سیستم اطلاعت مدیریت به معنی مدیریت برپایه اطلاعات می باشد همانطور که می دانیم برای مدیریت درقرن 21 نمی دانیم از دوعامل چشم پوشی کنیم:
1-استراتژی رقابت؛ و 2-کاهش هزینه ها،  که خودیک سیاست رقابت صادراتی می باشد.برای لحاظ کردن این دواستراتژی به کاربردن سیستم های اطلاعات مبنی برفن آوریهای اطلاعت وارتباطات ضروری می نماید.
مدیران امروز، باانبوهی اطلاعات روبرو هستند. اطلاعاتی که به عنوان داده های سیستم بایستی پردازش گردیده وقابل فهم وتمیرو نگهداری وبازیابی گردد. از طرف دیگرسیستم های مدیریت وابزارهای کنترل درطول زمان تغییرات زیادی پیدا کرده اند این تغییرات رامی توان درچهارزمینه کلی عنوان کرد:1-کنترل سنتی  2-کنترل بروکراتیک  3-کنترل کاریزماتیک  4-کنترل اینفورماتیک .
درساختاهای سنتی فئودالی، کنترل ازطریق سنت، ادراک واعمال می شد، مقامات کنترلی به طورسنتی وموروثی به نسلهای بعدمنتقل می گردید وجامعه نیزاین نوع ساختار کنترلی راچون سنت بود می پذیرفت وبدان گردن می نهاد. دروضعیت کاریزماتیک، کنترل از طریق رابطه بین رهبرو پیروان اعمال می گردید. دراین حالت، رهبران کاریزما، شیوه عمل را انتخاب می کردند وپیروان نیزازآنها تبعیت می کردند زیرا آنها را قبول داشتند. دربروکراسی، کنترل درساختارسازمانی تعبیه می شد، ساختاری که برقانون ومقررات استوار بود وجنبه غیرشخصی داشت وتبعیت از آن الزامی بود. دراینفوکراسی، کنترل ازطریق نرم افزارها اعمال می‌شود. مجموعه دانشها وآگاهیهای تخصصی، بسیاررشد کرده است واینفوکراسی می تواند هرنوع اطلاعاتی راازطریق شبکه های الکترونیکی بدست آورد. ازسیستم های خبره، استفاده کند وبه تمامی دانشهای تخصصی وحرفه ای مجهز شود (زاهدی 1380،123).
باتوجه به ویژگی خطیرسیستم های اطلاعاتی مدیریت، مدیراین سیستم ها هم ارزش بسیار زیادی برخوردارند. دامنه حقوق پراختی به این افراد درآمریکا سالیانه 100000تا 300000 دلاراست (مومنی 1372،32). عملاً کارمدیر سیستم اطلاعات مدیریت ارائه گزارشات روزآمد واطلاعات مفید به مدیرشرکت یا موسسه برای برنامه ریزی های آینده وتصمیم گیری می باشد این مدیر برای گردآوری داده ها وپردازش آنها نیاز به سیستم های اطلاعاتی ورایانه‌ای وحتی سیستم های خبره می باشد پس مدیریت سیستم هم باید دید مدیریتی وسیستمی داشته واز امکانات سیستم های اطلاعاتی وفن آوری اطلاعات استفاده کند که لازمه این استفاده، دانش سوادرایانه‌ای وسواد اطلاعاتی می باشد.
درباره بوجود آوردن چارچوب برنامه‌ریزی مدیریت کتابخانه که بر اساس مفهوم سیستم‌های اطلاعات مدیریت پی‌ریزی شده باشد، کارهایی توسط همبرگ و دیگران[1](1978) انجام گرفته است. آنها چارچوبی بر خدمات و مفاهیم کتابخانه ارائه دادند که بر اساس مسائل تصمیم گیری ممکن در کتابخانه و بحث درباره عناصر داده‌های مورد نیاز برای پشتیبانی از چنین تصمیماتی شکل گرفته بود. بومر و کروبا (1983) شش حوزه کلیدی اخذ داده‌های مورد لزوم برای تصمیم‌گیری مدیریت را شناسایی کرده‌اند. این حوزه‌ها عبارتند از: مجموعه‌گستری خدمات فنی، خدمات مرجع و کتابشناختی، دسترسی مجموعه، دسترسی امانت بین کتابخانه‌ای و امکانات فیزیکی. بطورکلی می‌توان گفت که گزینش عناصر داده‌ها و انتخاب روشی بر گردآوری آنها هسته سیستم اطلاعات مدیریت کتابخانه می باشد(Kraft,Boyce 1991, 138,144 (.


مفاهیم سیستمها
سیستم، گروهی از عناصر می باشد که به خاطر خواسته مشترک رسیدن به یک هدف با هم ترکیب شوند (Mcleod 1998,12) .مثلاً دریک مرکز اطلاعاتی، منابع انسانی، رایانه‌ای واطلاعاتی برای رسیدن به هدف مشترک که همان ارائه اطلاعات به کارکنان یا مدیران آن موسسه می باشد باهم ترکیب می شوند. درهرسیستمی پنج عنصر درونداد، برونداد، تبدیل، مکانیسم کنترل ودرنهایت اهداف وجود دارند. بطوریکه حرکت سیستم بطوری است که درونداد  به برونداد، تبدیل می‌شود. دراین میان مکانیسم کنترل، فرایند تبدیل رابرای اطمینان از رسیدن به اهداف سیستم، زیرنظر قرار می دهد. مکانیسم کنترل توسط حلقه بازخود به جریان منابع متصل می شود. بطوریکه حلقه بازخورد اطلاعات رااز برونداد سیستم کسب می کند وآن رابرای مکانیسم کنترل قابل دسترسی قرار می دهد. مکانیسم کنترل، علائم بازخورد را با اهداف تطبیق داده ومنجر به علائمی به عنصر دررونداد می شود تا وقتی که سیستم لازم است عملیاتش راتغییر دهد (Mcleod l998,12). وقتی سیستم ما یک مرکز اطلاعاتی چون کتابخانه می باشد دروندادها، کتابها، مجلات، منابع الکترونیک و....می باشند وفرایند خدمات فنی، منابع کتابخانه ای مذکور را به برونداد که همان موادقابل دسترسی برای ارائه خدمات بهتر وکارآمدتر به مراجعان وکاربران می باشد، تبدیل می کند .مکانیسم کنترل دراینجا رئیس یا شخصی است که آن ارتباط میان این مراکز خدمات فنی ومجموعه سازی و خدمات عمومی را به عهده دارد وحلقه بازخورد دراینجا ارتباطات وروابطی است که شخص رئیس رابا قسمتهای مختلف کتابخانه مذکور مرتبط می کند.
هر سیستمی می تواند عملیات خود را کنترل کند. یک سیستم بدون مکانیسم کنترل، حلقه بازخورد وعناصر اهداف یک سیستم حلقه بازنامیده می‌شود. یک سیستم با سه عنصر کنترل (اهداف، مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد) یک سیستم حلقه بسته نامیده می شود (Mcleod 1998,12-13) وهمانطورکه می دانیم حلقه‌ای که بازباشد، حلقه نیست. حال سیستم ها رااز جهت ارتباط با محیط پیرامون خود به دودسته تقسیم می کنند: سیستمی که با محیط پیرامون خود ارتباط داشته باشد را سیستم باز گفته وسیستمی که با محیط پیرامون خودارتباط نداشته باشد یک سیستم بسته است. البته قابل ذکراست که سیستم کاملاً بسته وجود ندارد. یک زیرسیستم بطور ساده، سیستمی درون سیستم دیگر می باشد. مثلاً دریک اتومبیل یک سیستم کلی وجود داردبنام اتومبیل وچندین سیستم فرعی وشاید درون آن سیستم های فرعی،  سیستم های فرعی تری وجودداشته باشند مثلاً موتور خودرو یک سیستم دیگر  است که درون آن هم سیستم دیگری بنام کاربراتور قرار دارد. وقتی که یک سیستمی، جزء سیستم بزرگتر می باشد، سیستم بزرگتر سوپرسیستم یا فوق سیستم نامیده می شود. برای مثال سیستم دولتی یک شهر یک سیستم است، امادرعین حال قسمتی ازیک سیستم بزرگتر بنام سیستم دولتی یک استان یا ایالت می باشد که آن هم خود یک زیرسیستم دولت ملی می باشد. یک شرکت تجاری یک سیستم فیزیکی می باشد. این شرکت ازمنابع فیزیکی تشکیل یافته است. یک سیستم ادراکی، سیستمی است که از منابع ادراکی (فکری) چون اطلاعات وداده ها برای نشان دادن یک سیستم فیزیکی استفاده می کند. یک سیستم ادراکی عموماً یک تصویر ذهنی درذهن مدیر می باشد مانند تصاویر یا خطوطی که برروی یک برگه کاغذ یا درشکل الکترونیکی ذخیره شده دررایانه (Mcleod 1998,23-24) .


روش سیستم ها ودیدگاه سیستمی
بطورکلی هرموسسه ای برای تداوم جریان کاری خود نیازبه یک دید سیستمی دارد. دیدسیستمی که همه بخش های درونداد وبرونداد وفرآیند تبدیل را ازطریق مکانیسم کنترل وحلقه بازخورد ، زیرنظرداشته ویک نوع یکپارچگی درتصمیم‌گیری، که لازمه موفقیت یک مؤسسه می باشد، بوجود می آورد که اثرات هرتصمیم رادردیگر بخش های به ظاهر غیرمرتبط هم درنظرداشته باشد. افراد ماهر درحل مسائل کسانی هستند که محیط خودرا شناخته وسیستم های موثر جمع آوری اطلاعات رابوجود آورند آنان لزوم معیارهای عملکرد وشبکه های ارتباطی خوب را با کارمندان خودتشخیص داده اند. تمام اینها اجزاء پذیرش یک تفکرسیستمی است . اصطلاح مفهوم سیستمی برای نشان دادن این دیدگاه استفاده می شود. (مک لوید 1378، 136).
حل کنندگان مسائل بازرگانی جزواولین کسانی نبودند که به بررسی فرآیند حل مسأله پرداختند. این افتخار به دانشمندان علوم فیزیکی چون فیزیک‌دانان وشیمی‌دانان ودانشمند علوم رفتاری چون روانشناسان وجامعه شناسان باز می گردد. این دانشمندان حل نمودن مسأله رابه عنوان ابزاری جهت انجام آزمایشات کنترل شده مطالعه کردند (مک لوید 1378،200). مدیران برای حل مسائل مربوطه به موسسات نیازمند نوع نگرش ودیده سیستمی می باشند که به روش سیستمی مشهوراست دراین روش اولین اقدام مدیردرشکل گرفتن موسسه به عنوان یک سیستم می باشد درمرحله دوم باید ازآنجا که هرسیستمی با محیط خود ارتباط دارد، محیط موسسه درک شود. درمرحله سوم سیستمهای فرعی وزیرسیستمهای موسسه باید شناسایی شوند بعدازاین مراحل یافاز تجزیه وتحلیل مسأله می رسیم یعنی درمراحل قبلی شناخت کلی وداده های موردنیاز به دست آمد وهرحال باید آنها راپردازش کرد. اولین مرحله از این فاز گذراز سیستم به سطح زیرسیستم می باشد. دومین مرحله تحلیل ترتیبی اجزاء سیستم می باشد وحال به سومین فاز یعنی فاز طراحی وترکیب می رسیم.  اولین مرحله این فاز شناسایی راه‌حل های گوناگون، دومین مرحله ارزیابی راه حل های شناخته شده، سومین مرحله انتخاب بهترین راه حل، مرحله بعدی اجرای راه حل وآخرین مرحله هم پیگیری جهت حصول اطمینان از تاثیر گذاری راه حل می باشد که همان مکانیسم کنترل در روش سیستمی می باشد. متخصصان مدیریت اغلب معتقدند که اگریک مدیرسازمان خودرابه عنوان یک سیستم درنظرگیرد، مکانیسم حل مسأله آنها آسانتر وکارآمدتر خواهدبود (Mcleod1998,11). باید متذکر شد که ایده مشاهده هرچیری به عنوان یک سیستم، منحصر به اقتصاد نیست. درواقع یک نهضتی برای استفاده از مفهوم سیستم به عنوان یک وسیله فهم بهتر هرپدیده ای بوجودآمده است. این ایده اولین باردرسال 1937 توسط لودویگ وان برتالانفی( Ludwig von Bertallanffy) یک زیست شناس آلمانی ارائه شد. او این روش جدید راکه اشاره به فرمالیته کردن اصولی که درسیستم ها عموماً بکارمی روند ،چه ماهیت عناصر شکل دهنده یا روابط یا نیروهای بین آنها، تئوری عمومی سیستم ها، نامگذاری کرد. بعدها درسال 1956 کنث بولدینق (Kenneth boulding) تئوری عمومی سیستم‌ها را به یک روش دیگر ارائه کرد. بولدینق دورویکرد درتوصیف تئوری عمومی سیستم ها درنظرگرفت(Mcleod1998,152).حاصل نگرش سیستمی استفاده از مدلهابرای توصیف پدیده هامی باشد. یک مدل چکیده چیزی است که یک موجود (entity) نامیده می شود. چهارنوع مدل وجوددارند. فیزیکی، داستان وار، گرافیکی وریاضی، همه این مدلها به کاربر اجازه فهم بهتر وارتباط برقرار کردن با «موجود» رامی دهد، که ازاین طریق ،دیگر عناصرهم درک می شوند. یک مدل عمومی سیستم های شرکت می تواند برای تحلیل هرنوع سازمانی بکاررود، اما نمی‌توان انتظارداشت که یک مدل برای یک سازمان خاصی ساخته شود. ارزش واقعی مدل عمومی سیستم ها، وقتی که فردتازه فارغ التحصیل شده وکارش را شروع کند، آشکار می شود. مدل به فردبرای تنظیم شرکتش کمک خواهد نمود. درآغاز، هرچیزی تازه خواهدبود:چهره های جدید، تسهیلات جدید، واژگان (ترمینولوژی) جدید، هیچ فرد را شگفت زده نخواهد کرد،به این علت که مدل یک تصویر ذهنی ازآنچه مورد انتظاراست رابرای فرد، فراهم خواهدکرد (Mcleod1998,155-154). باید به یادداشته باشیم که بهترین سیستم ها درصورتیکه کاربران آن را بکارنبرند توفیقی نخواهد داشت. وامروز سیستم هاومدلها با ابزارهای وسیستم های رایانه‌ای طرح ریزی شده وبه ندرت ازروشهای دستی برای یک سیستم یا مدل استفاده می‌شود.


چرخه حیات سیستم
هرزیرسیستمی در سیستم‌های های اطلاعاتی رایانه‌محور مانند یک ارگانیسم زنده می باشد:آن متولد می شود، رشدمی کند،  تا به بلوغ می رسد، عمل می کند ونهایت می میرد. این فرآیند تحول چرخه حیات سیستم[2] (SLC) نامیده می‌شود وشامل مراحل ذیل می باشد: برنامه ریزی، تحلیل، طراحی، اجرا، به کاربردن.دوره حیات یک سیستم مستلزم گذراز مراحل استانداردی  است که هریک به فعالیتهای مدیریتی نیازدارد. سیستم ممکن است به دلایل فنی یا سایر اشتباهات یاعدم مطابقت با تغییر محیط کمترمفید وموثر واقع شود. همچنین احتمال دارد زمانی که برای یک سیستم جدید برنامه ریزی می شود، نقایص زیادترگردد. مرحله نهایی دوره حیات یک سیستم، جایگزینی آن است. طول حیات هریک ازاین مراحل درسیستم ها متفاوت است (رولی 1380،9-198). البته قابل ذکراست چون که امروزه اکثرسیستم ها بصورت رایانه‌ای طرح ریزی می شوند ورشد رایانه وفن‌آوریها واطلاعات وارتباطات زیاداست دوره حیات سیستمهای رایانه‌ای نسبتاً کوتاه می باشد. اصل اساسی تجزیه وتحلیل یک سیستم وطراحی، عبارت است ازتشخیص نیازیک سیستم به تجدید نظرویا جانشینی آن واصل دوم سلسله مراتب واولویت وآمادگی جانشین سازی سیستم قبلی است (مومنی1370 ،313). امروز برای نشان دادن چرخه حیات یک سیستم ازمنحنی ها استفاده می کنند وبه آن منحنی عمومی حیات یک سیستم می گویند این مدل دارای چهارجزء ومرحله متفاوت است که درکارآیی هرسیستمی تأثیر بسزایی دارد:1-بسط وگسترش (development) 2-رشد (growth) 3-اشباع(Saturation) 4-استهلاک (deterbation) (مومنی 72-314)


اطلاعات
برای فهم واقعی معنی اطلاعات وعدم اختلاط آن باداده ها ماابتدا تعریفی ازاین دوراارائه می نماییم:داده ها شامل واقعیتها واشکالی هستند که برای کاربر، بی‌معنی می باشند. وقتی که این داده ها پردازش شدند تبدیل به اطلاعات می شوند. پس اطلاعات، داده های پردازش شده یا داده هایی با معنی می باشند. تبدیل داده ها به اطلاعات توسط یک پردازنده اطلاعات انجام می شود. پردازنده اطلاعات یکی از عناصر کلیدی سیستم ادراکی است. پردازنده اطلاعات می تواند شامل عناصر رایانه‌ای، عناصر غیررایانه‌ای یا ترکیبی ازآن دوباشد (Mcleod1998,15-16). اطلاعات درسیستم های سازمانی مختلط انسان وماشین ازمنابع زیرتغذیه می شود:1-دستیابی اطلاعات محیط عملکرد مدیریت2-روشهای ذخیره اطلاعات جهت عملکرد سیستم‌های های عامل3-روشهای انتقال اطلاعات ونحوه ایجاد ارتباط وذخیره‌سازی وبازیابی .
امروزه اطلاعات برگ‌برنده شرکتهای بزرگ تجاری می باشد. ازآنجا که گردآوری اطلاعات به روش دستی ومعمولی برای شرکتهای چتد ملیتی بزرگ غیرممکن می باشد پس از آنها به سیستم های اطلاعاتی برای پرکردن این خلاء روی آورده اند. اطلاعات لازمه تصمیم گیری است وامروزه پدیده ای چون انفجار اطلاعات ،آلودگی اطلاعات وآنارشی اطلاعات مطرح است که لازمه استفاده مفیداز اطلاعات دراین آشفته بازار وجود سیستم های اطلاعاتی یکپارچه ومنسجم برای تنظیم ومنظم کردن اطلاعات برای استفاده کاوشگران اطلاعات می باشد. مدیران، همچنین به یکی از دوسبک متفاوت استفاده از اطلاعات به عنوان راههایی برای استفاده از اطلاعات برای حل مشکل استفاده می کنند. سبک سیستماتیک (systematic): مدیرتوجه خاصی برای پیگیری روش از پیش توصیه شده حل مشکل ،مانند روش سیستمها دارد. سبک حسی (intuitive) مدیر به هیچ روش قطعی توجهی نداشته اما روشی رابرای وضعیت خاص، تغییر می دهد (Mcleod 1998,179). ازآنجا که نیاز مادر اختراع است ابتداباید نیازهای اطلاعاتی سازمان یا موسسه رایافته سپس به فراهم آوری وجمع آوری اطلاعات بپردازیم. مدیرآشنابه اطلاعات می داند که اطلاعات باید قبل از استفاده تأیید شود، یعنی درستی ودقت آن کنترل شود. اطلاعات به صرف اینکه بوسیله رایانه چاپ شده است درست نیست. آشنایی یک مدیر به اطلاعات ودانستن ارزش اطلاعات درحل مسأله باعث تشویق مدیران درتقسیم اطلاعات با دیگران می شود زمانی که مدیری دارای اطلاعات با ارزش برای دیگران می باشد این اطلاعات باید منتقل شود. آشنایی با اطلاعات درنهایت منجر به استفاده ازاطلاعات درحل مسائل است. دانش اطلاعات ماورای دانش رایانه‌ای واستفاده ازاطلاعات ایجاد شده ازطریق رایانه است (مک لوید 1378،34).
افزونگی بطور اجمال عبارت است از اطلاعات اضافی که درمورد داده ها وجود دارد، لیکن افزونگی درفرایند ارتباطات مانعی درمقابل بروز خطاست. یک نکته مهم درطراحی سیستم های اطلاعات مدیریت یا بهره وری اطلاعات قطعی یا احتمالی درتصمیم گیری است. ارزیابی عنصراطلاعات، کارمشکلی است اما طراحی سیستم ها بهترین وسیله در ارزیابی واقعی عنصراطلاعات دریک مجموعه است.


سیستمهای اطلاعاتی
همانطور که ذکرشد به علت گستردگی وپیچیدگی موجوددرسیستمها، مدیران اطلاعات ومتخصصان اطلاعاتی از سیستمهای اطلاعاتی یعنی سیستمهایی که به کمک ابزارهای رایانه‌ای وفن آوری اطلاعات به گردآوری اطلاعات وپردازش سیستم های می پردازند روآورده اند. البته سیستم های اطلاعاتی به آن نقطه نرسیده اند که بتوانند فکرکنند، برنامه ریزی کنند وبه چگونگی تغییرات واکنش دهند. هنوز چندین اتاق برای افراد که این سیستم هارا اداره می کنند وجود دارد. وباید توجه داشت که فقط یک اقلیت کوچکی ازاین افراد عملاً سیستم های رایانه‌ای یا سیستم های فن‌آوری اطلاعات را طراحی می کنند. تعداد زیادی از این افراد کاربر نهایی هستند مانند مدیران، کارکنان اداری ودیگران که از رایانه در زمینه های شغلی خود استفاده می کنند (Curtin et al 1998,23). انبوه اطلاعاتی که درپایگاههای داده شرکتها ذخیره می شود اکثراً آنقدرزیادهستند که برای مدیران، بی معنی (وغیرقابل استفاده  ) می شوند. این آنارشی وهرج ومرج درحجم انبوه اطلاعات نیازبه یک سیستم اطلاعاتی برای رده بندی وتقسیم بندی آن برای استفاده هرچه بیشتر ازآن می باشد.
سیستمهای اطلاعاتی ریشه درتصاویر غارها دارند واعضای یک قبیله با استفاده ازاین سیستمهای بسیار اولیه دادوستدهای خود را انجام می دادند. وقتی میزان دادوستدها اندک وتعداد افرادی که بایکدیگر ارتباط برقرارمی کنند، انگشت شمارباشد، می توان کارهارابا استفاده ازاین سیستمها انجام داد، اماچنانچه میزان معاملات افزایش پیداکند وافراد بیشتری نیزدراین فعالیتها درگیر شوند سیستمهای مورد استفاده باید به مراتب پیشرفته ترباشد (بهان 1377،6).
باتوجه داشت که سیستم های اطلاعاتی بامدیریت اطلاعات تفاوت دارند بطوریکه سیستم های اطلاعاتی درخدمت مدیریت اطلاعات تحت عنوان سیستم های اطلاعات مدیریت قرارگرفته وازآن استفاده می کند. سیستمهای اطلاعاتی به معنی گردآوری، ذخیره، پردازش اشاعه و استفاده ازاطلاعات است این مسأله به نرم افزارویا سخت افزار محدود نمی شود بلکه اهمیت انسان وهدفهایش را در استفاده از فن‌آوری، ارزشها ومعیارهایی که دراین انتخاب به کار می رود، همچنین ارزیابی نهایی از اینکه این ابزار وسیله ای برای رسیدن به هدفهایش بوده اند یاخیر رادربرمی گیرد. درصورتی که هدف ازمدیریت اطلاعات ارتقای کارآیی سازمان ازطریق تقویت تواناییهای آن برای برآورد نیازهای درونی وبرونی آن در یک وضعیت فعال وپویا، تثبیت شده است. امروزه مدیران ارزش رقابتی واستراتژیکی سیستمهای اطلاعاتی رابه خوبی تشخیص می دهند. درمیان سرمایه های یک سازمان اعم از نیروی انسانی، سرمایه های مالی، ماشین آلات و تجهیزات، اطلاعات، باارزشترین آنهاست واین مساله به این دلیل است که تمام امکانات فیزیکی ومحیطی ازطریق اطلاعات توجیه می شوند. اطلاعات ممکن است بصورت استراتژیکی مورد استفاده قرارگیرد وامتیازات قابل رقابت برای سازمان کسب کند یا زمینه های رقابت را بین سازمانها تغییر دهد وامتیازات قابل‌توجهی  برای سازمان کسب کند یا زمینه های رقابت را بین سازمانها گسترش دهد یا صنایع رامتحول سازد وفرصتهای جدید بازرگانی برای آنها پدید آورد. یک سازمان باید بتواند سیستم اطلاعاتی ایجاد کند که قادرباشد نیازهای اطلاعاتی اکثریت رادردرون سازمان برآورد، سازد. چنین سیستم اشتراکی فواید زیررا  داراست:
کاهش کارهای تکراری درنگهداری پایگاههای اطلاعاتی، ارائه داده های دقیقتر، (زیراداده ها دریک محل نگهداری می شوند وفقط نیازاست که روز آمد شوند)؛ ایجاد ارتباطات بهتردردرون سازمان به طوری که هرفرد به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشد؛ برخورد هماهنگ بانیازهای اطلاعاتی داخل سازمان (رولی 1380، 11-9 ،7)
امروز استفاده از سیستمهای اطلاعاتی (IS) دربیشتر شرکتهای جهان رایج است. طبق آماری، بیش از 70 درصد شرکتهای آمریکایی وکره ای یک طرح سیستم اطلاعاتی دارند این مورد درشرکتهای مکزیکی بیش از 90 درصد می باشد. بیش از 60 درصد شرکتهای مکزیکی وبیش از 80 درصد شرکتهای آمریکایی وکره ای شخصی به عنوان رئیس کارکنان اطلاعات داشته اند (Mcleod 1998,583-584).
 
سیستم های اطلاعاتی ورایانه‌ها
همانطور که ذکرشد توسعه رایانه‌ها چه از بعدسخت افزاری وچه ازبعدنرم‌افزاری نقش بسزایی درتوسعه سیستمهای اطلاعاتی برای پردازش اطلاعات فراهم ساخت. برای بررسی چگونگی گسترش سیستم های اطلاعاتی بایدنسلهای ودوره های پیشرفت رایانه‌ها را بشناسیم:
بطورکلی عموماً‌رایانه‌هارابه 5نسل تقسیم بندی کرده اند:
سه نسل اول رایانه‌ از طریق شناخت بخشهای الکترونیکی آن که دارای قدرت محاسبه ومنطق هستند بررسی می گردد. این تقسیم بندی به شرح زیراست:
1-رایانه‌های نسل اول: دریچه های الکترونیکی (که بیشترمکانیکی بوده اند) 2-رایانه‌های نسل دوم: ترانزیستور 3-رایانه‌های نسل سوم: مدارهای مجتمع (یاهمان ICها)
 تحول رایانه ازیک نسل به نسل بعدی از نظرهای زیرسودمند است:


1-کوچک شدن اندازه رایانه 2-بالارفتن ضریب اطمینان 3-کاهش مصرف برق 4-بالارفتن سرعت کار 5-پایین آمدن قدرت خرید وهزینه های کارکردن آن .
به نظر بعضی متخصصان رایانه‌های نسل چهارم وپنجم آنهایی هستند که براساس مجتمع سازی با تراکم بسیار بالا (VLSI) شکل گرفته اند. رایانه‌های نسل پنجم احتمالاً به آن دسته رایانه‌های اطلاق می شود که ازرابطهای توسعه یافته ازهوش مصنوعی بهره گرفته اند (رولی 1380، 92-91). رایانه‌های امروزه پیشرفت کنونی خود را مدیون تراشه‌ها هستند که قابلیت ذخیره وپردازش زیادتری نسبت به نسلهای قبلی دارند.
امروزه ابررایانه‌هایی اختراع شده اند که توانایی انجام چندین میلیون عمل رادریک میلیون ثانیه دارا می باشند که ازاینها درمسائلی چون پیش بینی زلزله وبیش بینی سکته تمامی مغزی وقلبی وژنتیک انسانی استفاده می شود.
مدارالکتریکی اصلی اکثرمیکرورایانه‌ها به شکل ذره ریزسیلیسیوم است که ازناخن انگشت هم کوچکتراست. رایانه شخصی یک میکرورایانه است که فقط توسط یک نفر، یا شاید چند نفری که درهمان محل کار می کنند مورد استفاده قرار می‌گیرد. رایانه‌های شخصی رادرهرمکان مانند سازمانهای بزرگ، سازمانهای کوچک وحتی منازل می توان یافت .دستگاههای منگنه کارت که با اولین رایانه  به صورت انبوه تولید شده بنام رمینگون رندیونیوک I درسال 1951 کارگذاشته شدواستقرار یونیوک I ، توسط جنرال الکتریک درسال 1954 شروع استفاده رایانه برای پردازش اطلاعات بازرگانی بود که قابل ذکراست که استفاده ازرایانه دراین دوره تنها به سازمانهای بزرگتر دولتی وموسسات تجاری محدود می‌شد. سیستم ها با معیارهای امروزی بسیارگران بودند. مینی رایانه‌ها وسپس میکرورایانه‌ها تاثیرات عمیقی رابرهزینه محاسبات برجای نهاند. امروزه یک سازمان درهراندازه ای می‌تواند از عهده تامین یک رایانه‌ برآید (مک لوید1378،241،24،19).
اولین کاربرداصلی رایانه، پردازش داده های حسابداری بود آن کاربرد با چهار عمل دیگرهمراه بود: سیستم های اطلاعات مدیریت، سیستم های پشتیبانی تصمیم، ادارهمجازی، وسیستم های دانش محور؛  همه این 5کاربرد،  سیستم اطلاعاتی رایانه‌محور را تشکیل می دهند.
روشی که همه سیستم ها درطول ده 1950، 1960، واوایل 1970 توسعه دادند روش سنتی بود. دراواخر دهه 1970 یک گرایش جدیدی که بیشترین تاثیرراروی استفاده ازرایانه گذاشت دیده نشد. این گرایش افزایش علاقه بعضی از کاربران درتوسعه کاربردهای رایانه‌یشان بود. نامی که به این گرایش اطلاق شد کاربا رایانه استفاده گرنهایی است. کاربرنهایی مترادف با کاربر می باشد باید درنظرداشته باشیم که کاربا رایانه استفاده گرنهایی به خاطرچهار عامل متحول شد:
1-افزایش سوادرایانه‌ای 2-عقب افتادن خدمات اطلاعاتی 3-قیمت کم سخت‌افزار 4-نرم افزارهای از پیش نوشته شده.
رایانه تاثیر مثبتی برروی ملتهای بزرگ وکوچک گذاشته است. درکشورهای کوچکتر، محدودیتهای دولتی کاربرد فن‌آوری راکند می کند. وقتی که دولت حامی باشد مانند اسرائیل مصر وتونس استفاده از رایانه می تواند شکوفا می‌شود. ملل کوچک تر علاوه براستفاده از رایانه برای رفع نیازهای خود صنایع نرم‌افزاررابرای صادرات محصولات خودبه کاربران بازارجهانی، توسعه داده اند. دراکثر موارد، ایالات متحده رهبرجهانی دراستفاده از رایانه می باشد (Mcleod1998,4,22,23,28). متخصصان اطلاعاتی باراصلی خدمات اطلاعاتی رابه دوش می کشند حال می خواهیم متخصصان اطلاعاتی رابیشتر بشناسیم .


متخصصان اطلاعاتی
 متخصص اطلاعات می توانند مساعدتهایی را درهرمرحله از فرآیند حل مسأله انجام دهند. وقتی مسائل شناسایی شدند متخصصین اطلاعات می توانند برای درک آنها به استفاده گران کمک نمایند. درطی بیست وپنج سال اول پیدایش رایانه تنها مسئولیت متخصصین اطلاعات، پیاده سازی سیستم ها برای استفاده گران بود. متخصصین، دانش فنی را ارائه می کردند که استفاده کنندگان یا فاقد آن ویا به دلایل گوناگون قادربه تأمین آن نبودند. این نوع فعالیت هنوزبه عنوان وقت‌گیرترین بخش کارمتخصصین اطلاعات به شمار می رود. متخصصین، تمام سیستم های داده پردازی، طراحی های بزرگتر وپیچیده تر سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم سیستم های اتوماسیون اداری مبتنی بررایانه وکلیه سیستم های خبره رااجرا می نمایند (مک لوید 1378، 188) .
متخصصان اطلاعاتی که کارآنها ارائه خدمات اطلاعاتی است شامل واحدهایی چون تحلیل گر سیستم ها، مدیران پایگاه، داده متخصصان شبکه، برنامه‌نویس ها واپراتورها می باشند:
1-تحلیل گرسیستم ها: شخصی که با استفاده گر، کارمی کند تحلیل گر سیستم ها است. تحلیل گرسیستم ها به استفاده گر درشناساییی ودرک مساله کمک نموده وسپس راههای مختلف حل مسائل رامورد توجه قرارمی دهد. هرروش مقدمتاً‌ با استفاده از نمودارهای ترسیمی مستند وروشی که بهترین حالت به نظر می رسد، پیشنهاد می گردد استفاده گر درمورد اجرای نظریه تحلیل گر سیستم ها تصمیم گیری می کند (مک لوید1378-6-185). تحلیل گران سیستم ها درتعریف مسائل وآماده کردن اسناد نوشته شده درمورد چگونگی کمک رایانه درحل مسائل مهارت دارند (Mcleod 1998,19-21). البته باید درنظرداشت که کارتحلیل گرسیستم تحلیل سیستم نیست. تحلیل سیستم بررسی سیستم موجود برای طراحی یک سیستم جدید یا کمبود یافته می باشد (Mcleod1998,194) .
2-مدیران پایگاه داده (DBAS): دراوایل سالهای دهه 1970 توجه به پایگاههای اطلاعاتی بقدری زیادشد که شغل جدیدی بنام مدیر پایگاه اطلاعات به وجود آمد مدیر پایگاه اطلاعات مسئول ایجاد حفظ پایگاه اطلاعات است. هرموسسه ای دارای یک مدیر پایگاه اطلاعات نبوده بلکه دریک سازمان بزرگ چند شخص می‌توانند این عنوان راداشته باشند (مک لوید 1378،187).
بطورکلی کارباکاربران وتحلیل گران سیستم هادرایجاد پایگاه های داده‌ای که شامل داده های موردنیاز برای تولید اطلاعات کاربران می باشد جزء وظایف مدیران پایگاههای داده می باشد. یک پایگاه داده یک مجموعه یکپارچه از داده‌های رایانه‌ای است که طوری سازماندهی وذخیره شده اند که عمل بازیابی را تسهیل کند. این یکپارچگی منطقی رکوردهادرچندین فایل،  مفهوم پایگاه داده نامیده می شود. دوهدف عمده مفهوم پایگاه داده کاهش داده های زاید ودستیابی به استقلال داده ها می باشند. داده‌های زاید به این معنی است که داده های یکسان درچندپرونده ذخیره شوند. استقلال داده ها توانایی تغییردادن درساختار داده ها بدون تغییردربرنامه هایی که داده ها راپردازش می کنند،  می باشد. استقلال داده ها با جای دادن جزئیات داده ها درجداول وفرهنگهایی که ازنظر فیزیکی از برنامه ها جداهستند، انجام می گیرد. وقتی که  شرکتی از مفهوم پایگاه داه ها پیروی می‌کند سلسله مراتب داده ها چنین می شود:


پایگاه داده -پرونده(فایل)-سند(رکورد)-عنصرداده
نرم افزاری که یکپارچگی منطقی رادرپرونده ها ایجاد وحفظ می کند چه بصورت آشکار یاپنهان، سیستم مدیریت پایگاه داده نامیده می شود. نمونه هایی ازسیستم‌های مدیریت پایگاه داده که دریک ساختار سلسله مراتبی بکار می روند عبارتند از سیستم مدیریت اطلاعات (IMS)، آ بی بی ام (IBM) وسیستم 2000اینتل (Intel) موج دوم نوآوری درسیستم های مدیریت پایگاه داده براساس نرم افزار ارتباطی طرح ریزی شد واولین بسته به منظور ارائه به کاربران رایانه‌های اصلی (mainframe) ارائه شد. مانند زبان پرسش ساختار/سیستم داده ها (SQL/DS) وپرسش بامثال (QBE) از IBM ونرم افزاراراکل (Oracle) از شرکت نرم افزاری ارتباطی، بوجود آمدند. تقریباً‌درهمان زمان( حدود 1980) تهیه کنندگان نرم‌افزارها شروع به توسعه بسته های نرم افزاری سیستمهای مدیریت پایگاه داده درمقیاس کوچک برای بازار ریزرایانه‌ها کردند. درطول سالهای اخیر توسعه سیستم های مدیریت اطلاعات بربازار ریزرایانه‌ها متمرکز شده وساختار ارتباطی رابکاربرده است. مایکروساخت اکسس نمونه ای از سیستم مدیریت پایگاه داده ارتباطی ریزرایانه می باشد .یک کاربرد پایگاه داده می تواند یک شخص یایک برنامه کاربردی  باشد. شخص معمولاً پایگاه داده رااز طریق یک پایانه استفاده می کند واطلاعات داده ها رااز طریق یک زبان پرسش بازیابی می کند.
یک پرسش (query) تقاضای اطلاعات ازپایگاه داده وزبان پرسش یک زبان مخصوص کاربرپسند می‌باشدکه به رایانه امکان جواب به آن پرسش رافراهم می‌سازد. بطور کلی یک متخصص اطلاعاتی که مسئولیت پایگاه داده رابه عهده داشته باشد مدیرپایگاه داده DBA نامیده می شود. وظایف DBA چهارحوزه برنامه‌ریزی، اجرا، اعمال وامنیت پایگاه داده می باشد  (Mcleod 1998,21,264,266,270,272-3)
3-متخصصان شبکه: مدیر شبکه، مدیرکارشناس درزمینه تخصصی ارتباطات اطلاعات است وسخت افزار ونرم افزار موردنیاز را پیشنهاد می دهد. مدیر شبکه، اجراونگهداری سیستم ها را نیز هدایت می کند. متخصصان شبکه با تحلیل‌گران سیستم ها وکاربران،  برای تأسیس شبکه ارتباطات داده ها که منابع رایانه‌ای گسترده سازمان رابه هم وصل می کند، کارمی کنند. مهارتهای متخصصان شبکه، ترکیبی از زمینه های رایانه‌ وارتباط ازراه دور می باشد. همه وسایل ارتباطی ورایانه‌ی متصل به هم یک شبکه نامیده می شوند. یک شبکه اساسی شامل یک پایانه ویک رایانه‌ای که توانایی فرستادن ودریافت راداشته باشد؛ مودم هایی که پیامها رااز حالت آنالوگ به دیجیتال واز دیجیتال به آنالوگ تبدیل کنندویک مداری که یک یا چندین کانال رافراهم می آورد، می باشد. انواع اصلی شبکه عبارتند از WAN برای شبکه گسترده ، LAN برای شبکه محلی وMAN برای شبکه های کلان‌شهرمی باشند. پیکربندی معمولی سخت‌افزارهای ارتباطاتی شامل چندین پایانه هستند. 5 نوع پایانه اصلی وجود دارند صفحه کلید، تلفن دکمه ای (شستی) (push-batton)، محل فروش، مجموعه داده ها وپایانه هایی برای اهداف خاص، واحدهای کنترل خوشه ای، چندین پایانه رادریک محل کنترل می کنند. مودمها به جز مواردی که از تلفن دکمه ای به عنوان پایانه استفاده می شود، همیشه موردنیازند. شبکه ها برای اشتراک زمانی، پردازش توزیع شده ، یا ارتباط رایانه‌ای مراجع/سرور (خدمتگر) بکاربرده می شوند. یک شبکه اشتراک زمانی فقط شامل  یک رایانه ویک شبکه پردازش توزیع شده شامل بیش ازیک رایانه می باشند. یک شبکه مراجع/سرور امکان انجام کاربه صورت محلی مرکزی رامی دهد. همه دستورات ونمونه هامی توانند از سرور به مراجعان تغییرجهت دهند. اماقسمتی از مدیریت داده ها همیشه در سرور باقی می ماند. نوع جدیدی از شبکه ها باآمدن اینترنت رایج شده است که بنام اینترانت معروف می باشد. به طوری که اینترنتی که بصورت داخلی اطلاعات فقط خواندن، انتشارات الکترونیکی برای اعضا راقابل دسترسی سازد وامکان دسترسی پایگاههای داده وگروههای کاری رافراهم کند، اینترانت نامیده می شود (Mcleod 1998,21,301-302).
4-برنامه نویس ها:برنامه نویس شخصی است که مستندات تحلیل گر سیستم ها رابه عنوان یک راهنما به کارگرفته ودستورات برنامه که باعث انجام عملیات لازم توسط رایانه می شود را تهیه می نماید (مک لوید 78، 186). اکثر شرکتها که از رایانه‌های بزرگتر استفاده می کنند،کارمندان متخصص اطلاعاتی دارند. اکثر این متخصصان درواحدهای خدمات اطلاعاتی هستند امابیشتر آنها درقسمت کاربران می باشند. وظیفه متخصصان طراحی سیستم های رایانه‌ای برای رفع نیازهای خاص شرکت می باشد. محصول تلاشهای آنهایک کتابخانه نرم‌افزاری از برنامه های معمول درشرکت می‌باشد که به این کار،کاربرنامه نویسی می گویند که نرم افزار خاص برای رفع نیازهای خاص شرکت که ممکن است دردیگر نرم افزارهای ازپیش نوشته شده لحاظ نشده باشد طراحی می کنند. امروزه عموماً استقبال ازنرم افزارهای ازپیش نوشته شده بیشتر از طراحی نرم افزارهای خاص برای یک شرکت خاص می باشد.
 5-اپراتورها: تجهیزات رایانه‌ای بزرگ چون رایانه‌های مین فریم وریزرایانه‌ها رااداره می کنند. اپراتورها، تجهیزات راکنترل می کنند، برگه های کاغذی چاپگرها راعوض می کنند، کتابخانه های نوار ودیسکها رامدیریت کرد. بعضی وظایف مشابه راانجام می دهند.


کاربرد سیستم اطلاعاتی رایانه‌محور
همانطور که قبلاً ذکرشد کاربرد سیستم های اطلاعاتی رایانه‌محور امروز درپنج محیط می باشد پردازش داده های حسابداری، سیستم های اطلاعات مدیریت MIS ،سیستم های پشتیبانی تصمیم، اداره مجازی وسیستم های دانش محور. پردازش داده های حسابداری ازاولین کاربردهای رایانه وسیستم های اطلاعاتی بود .چهارکاربرد ذیل زمینه اینفوکراسی رادر جامعه تدارک می بینند :


سیستم های اطلاعات مدیریت MIS
دربخش های قبل نکاتی درباره نگرش سیستمی، سیستم، سیستم های اطلاعاتی آمد. سیستمی که کنترل وبازسازی اطلاعات رااز دنیای محیطی وعملیات بازرگانی داخل سازمان بعهده دارد، بطریقی که باسازماندهی وانتخاب داده ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصمیم، برنامه ریزی وکنترل برای مدیران آماده سازد سیستم اطلاعاتی مدیریت نامیده می شود. مدیران همواره بدنبال اطلاعات هستند واتخاذ تصمیمات آنان براساس داده های مرتبط وبا موضوع تصمیم است. درگذشته منابع اطلاعاتی آنان اتفاقی وغیرمطمئن وبه‌طرق مختلف وگوناگون بوده واطلاعات آنان از طریق مقامات مافوق ویا مرئوسین وسایر پرسنل سازمان تامین می شد. که عدم اطمینان واتکاء به صحت اطلاعات راتشدید می کرد زیرا افراد اطلاعات رابا افزایش ویا کاهش  به مقامات ومسئولین منتقل می کردند. لذااطمینانی ازدرستی آن نبود. تجهیزمدیریت به یک سیستم اطلاعاتی صحیح ومطمئن که توانایی مدیریت رادراتخاذ تصمیم برنامه ریزی وکنترل سازمان یاری دهد دارای یک روند تاریخی است واین سیر تاریخی بامفاهیم دفترداری دوبل که توسط پروز لوکاپاکلیلی LUCKA PAKELILY)) درسال 1494 ارائه شد آغاز گردید. سیستم های اطلاعات مدیریت تاقرن بیستم با تأنی به حرکت خودادامه دادوشاید علت آن عدم توانایی بشر درحفظ، نگهداری وبازیابی اطلاعات بود. باتوسعه رایانه‌های باظرفیت، سرعت ودقت بالا دراواسط قرن بیستم تکامل وکاربرد مفاهیم سیستمهای اطلاعاتی مدیریت،با روندی دیگر وباسرعت بیشتری توسعه یافت که حاصل آن تغییرات درعملیات وفعالیتها ووظایف سازمانهای تجاری دنیا به شرح زیرشد:


1-مدیریت متمرکز وتکیه برمحورهای تمرکز اطلاعات وبهره گیری ازفن‌آوری پیشرفته
2-طراحی اطلاعات وارائه گزارشات لازم موردنیاز برای اتخاذ تصمیم مدیریت، برنامه ریزی وکنترل سازمان
3-طراحی سیستم اطلاعات مدیریت باتکیه برکنترل وسیستم های اطلاعاتی مدیریت کنترل پروژه ها
نتایج حاصل ازاین مفاهیم، MIS یا سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نامیده می شوند. هدف سیستمهای اطلاعاتی مدیریت افزایش روند ارائه واداره اطلاعات وکاهش حدس وگمان درحل مشکلات درسطوح مختلف سازمانی ازطریق سیستمهای بازخوراطلاعات وبازتاب بازیابی اطلاعات درجهت تکامل داده های جدید به سیستم است. MIS شامل سه جزء است:مدیریت، اطلاعات وسیستم.
 MIS نه تنها مدیران رادرامور استراتژیک حمایت می کند، بلکه درتصمیمات تکراری وروزمره نیز اطلاعات لازم رادراختیار مدیران تاکتیکی قرارمی دهد وآنها راقادر می سازد تابه اطلاعاتی دست یابند که جهت تصمیماتشان کمک موثری باشد. MIS می تواند تصاویری از مغایرتها وانحرافات از برنامه های تعیین شده رانیز آشکار سازد چنین اطلاعاتی ازطریق تهیه گزارشات مدیریت درقالبها وتصاویر منطقی وقابل تعبیر وتفسیر وتجربه وتحلیل دراختیار مدیریت قرار می گیرد. زیرمجموعه های سیستم MIS عبارتند از: سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نیروی انسانی، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت مالی وحسابداری، سیستمهای اطلاعاتی مدیریت تولید وسیستمهای اطلاعاتی بازاریابی وفروش که متکی برپایگاههای مشترک ومتقابل است. مدیران MIS بایستی ازدنیای حقیقی وسیستمهای موجود درسازمان مطلع باشند تابتوانند نقش موثری راایفا کنند وبهمین دلیل بایستی اطلاعات صحیح دراختیارشان قرارگیرد. یکی از نقشهای مهم مدیرMIS، آگاهی وتفسیر ازعوامل محیطی وبیرونی سازمان است. مدیران MIS بایستی ازارزشهای سیستمهای موجود مطلع گردند واینکه سیستمهای دستی موجود چه اطلاعات ونقشی رابعهده دارند. عملاً مدیرMIS برای طراحی وکنترل شرکت به معاون خدمات اجرایی یامعاون ارشد گزارش می دهد دربسیاری از شرکتها، شاخه معاونت MIS بوجود می آید که گزارش خورامستقیماً مدیریت عالی تسلیم می‌دارد. (مومنی 1372، 32،26-23)
به سبب مزایای MIS چون ارتباطات نزدیکتر، کنترل دقیقتر وگردآوری داده های مطمئن تر وپردازش سریعتر داده ها وتبدیل آنها به اطلاعات مدیران، از سیستمهای اطلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی سازماندهی، رهبری وایجاد انگیزه، گزارش‌دهی و کنترل استفاده کرده واین اعمال مدیریتی رابا نهایت دقت وکارآیی، درمدت زمان بسیارکمتری درسازمان انجام می دهد. حال برای انجام این کارها مدیریت یاید واسطی به نام مدیرسیستم اطلاعاتی مدیریت برای ارائه بهتروخدمات برای مدیریت ، ضروری می باشد. موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند چیزهای دیگری فراگرفتند.در این دوره مشخص شد که  مانع عمده در استفاده از سیستم‌های اطلاعات مدیریت،  مدیران هستند. مدیران به عنوان یک گروه درمورد رایانه اطلاعی نداشتند آنان ازکارهای خودآگاه ومی دانستند چگونه مسائل راحل کنند؛ لکن به اندازه کافی درمورد نقش اطلاعات درحل مسائل تأمل نکرده بودند. درنتیجه برای مدیران بیان این که دقیقاً‌ازسیستم اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشواربود. این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیرقابل تحمل بود زیراکه دانسته های آنان از مدیریت کم بود، آنها نمی دانستند چه سؤالاتی راپرسش نمایند، با طی زمان مدیران درباره رایانه ودرمورد فرآیندهای مورد اجرا درحل مسائل تجربه آموختندو متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت رافراگرفتند. سیستم های اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر بانیازهای مدیران اصلاح وتوسعه یافت.  عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده ازرایانه مستحکم شد. سیستم اطلاعات مدیریت به دوطریق عمده درحل مساله کمک می کند: یک منبع اطلاعات درپهنه سازمان فراهم می نماید ونیز به شناسایی ودرک مساله کمک می‌کند. نورساطع از سیستم اطلاعات مدیریت بااین هدف است که برای مدیران علائم مساله یا متحمل الوقوع بودن مسائل را اعلام دارد. ضعف عمده سیستم اطلاعات مدیریت آن است که نمی‌تواندنیازهای خاص هرفرد را برطرف کند، مساله رابرآورد سازد. اغلب اوقات سیستم اطلاعات مدیریت اطلاعات دقیق موردنیاز رافراهم نمی کند مفهوم سیستم پشتیبان تصمیم درپاسخ به چنین نیازی بوجود آمد(مک لوید 1378، 5-434،411).
ازآنجا که سیستم اطلاعات مدیریت بشر تحت تاثیر رایانه واتوماسیون می‌باشد، ممکن است ناخواسته بعضی تغییرات رفتاری درکارمندان بوجود آید که لزوم توجه به فاکتورانسانی رادرمؤسسات می رساند. کارکنان شرکتهایی که برای اولین بارسیستم های پردازش داده ها رانصب کرده بود، احساس ترس کردند. کارکنان ازاین می ترسیدند که رایانه‌ها باعث بی کاری آنها شود که عملاً دربعضی موارد همینطور شد. حتی درجاهایی که مدیران نخواهند ازحجم نیروی انسانی خود به علت رایانه‌ای شدن بکاهند، به علت اینکه سیستم اطلاعات مدیریت آنها را مخفیانه کنترل کرده وبه حریم شخصی آنها وارد شود، می ترسیدند. ساده ترین راه ابراز ترس کارکنان از سیستم جدید اعلام این ترس به مدیر خواهد بود. البته باید این رادرنظر داشت که اکثر کارکنان ترس خودرا پنهان می کنند. درصورت اول مشکل اینجاست که بعضی مدیران هم ممکن است ازسیستم جدید،  خود ترس داشته باشند. درچنین مواقعی چنین مدیری نمی‌خواهد اطلاعات رابادیگران تقسیم کند. دلیل آنها این است که آنها اطلاعات راجمع کرده اند وباید توانایی استفاده ازآن راداشته باشند. باید برنامه ای برای کاهش یا زدودن این ترس از طرف مدیران اندیشه شود. مدیریت شرکت می تواند بااجرای تدابیر زیراز ترس کارکنان بکاهد:


1-استفاده ازرایانه به عنوان یک وسیله ارتقای شغلی بادان کارهای تکراری خسته کننده به رایانه ودادن کارهایی که تواناییهای آنهارابه چالش برمی‌انگیزد؛
2-استفاده ازارتباطات رسمی برای حفظ آگاهی کارکنان ازتوجهات شرکت ؛
3-ساخت یک رابطه مطمئن بین کارکنان، متخصصان اطلاعاتی ومدیریت؛
4-اهداف شرکت رادرراستای نیازهای کارکنان مشخص کنند (Mcleod 348-349).
درنهایت قابل توجه است که امروزوظایف MIS ازمدیران فراتررفته وکلاً MIS با کاربرد رایانه درخدمات تجارت وشرکتها درآمده است امروزه دردفتر هرشرکتی بخش MIS یامعاونت MIS رامی توان مشاهده کرد.
 
اداره  مجازی (Virtual office)
گفتیم که امروزه MIS ازمفهوم اولیه خودگسترش پیداکرده کلاً به کاربرد رایانه درزمینه تجارت وموسسات درآمداست اولین پدیده ای که بعداز ورود این نگرش به موسسه دربرخواهد دانست اتوماسیون خواهد بود که درنهایت منجر به دفتر مجازی می شود اولین اتوماسیون اداره (office) درفعالیتهای دفتری ومنشی‌گری بکاربرده می شد. بعدها نیازهای ارتباطی مدیران ودیگر به کاربرندگان دانش تشخیص داده شد. درسالهای اخیر، دامنه کار اداری از مکانهای ثابت به موقعیتهای ازراه دورگسترش یافته است که پیوند دراین نوع ادارات ازطریق ارتباطات داده ها صورت می گیرد. موقعیتهای ازراه دورکه شامل خانه ها، اتاقهای متصل، خودروها وهرمکان دیگری که کارکنان اداره ممکن است باشند، اداره مجازی نامیده می‌شود. اداره مجازی برای شرکتها مزایایی چون کاهش هزینه امکانات وتجهیزات یک شبکه رسمی ارتباطی، کاهش توقف کاری ویک نوع کمک اجتماعی رادارد. البته دربرابراین مزایا اشکالاتی هم دربردارد. اشکالات عمدتاً شامل کارکنان  می شوند به طوریکه آنها احساس عدم تعلق به شرکت، ترس از دست رفتن شغل، وجدان کاری کمتر، وتنش خانوادگی خواهند داشت.که البته شرکتهامی توانند حلقه ارتباط خودرابا کارکنان از طریق تماسهای تلفنی مداوم، بکاربردن کنفرانس های تلفنی، ملاقات های منظم همیشگی ، حفظ کرده و با این کار اشکالات راکاهش دهند. هدف اصلی اتوماسیون اداری بدون توجه به اینکه چه کسی آن رابکارمی برد، افزایش بهره وری می باشد. اولین کاربرد اتوماسیون اداری واژه‌پرداز بود که روشی استاندارد تولید اسنادچاپی مانند نامه ها، یادداشتها وگزارشها بود. نامه الکترونیکی ونامه صوتی، راهکارهایی بودند که ارتباط تلفنی رابه چالش طللبیدند. درهردومورد فوق، جعبه پستی کاربران درحافظه رایانه قراردارد. تقویم الکترونیکی شخص رادرشرکت برای دسترسی به تقویمهای ملاقات دیگران برای ملاقات وجلسه با آنان یاری می کند.کنفرانس ازراه دور از دیگر امکانات اداره مجازی می‌باشد .سه نوع کنفرانس ازراه دور وجود دارند:کنفرانس ازراه دورصوتی، تصویری ورایانه‌ای .لازمه کنفرانسهای صوتی دسترسی شخص به تلفن می‌باشد. کنفرانس ویدئویی دو عنصر صوت و تصویر را با هم ترکیب می‌کند. کنفرانس رایانه‌ای مشابه نامه الکترونیکی می باشد به جزاینکه شرکت کنندگان وموضوعات آنها خیلی محدودتر هستند. فاکس یک دستگاه کپی ازراه دورمی باشد که می تواند با استفاده از دستگاه فاکس یا رایانه‌ها انجام شود. اگرچه فاکس یک برنامه باارزش برای اتوماسیون اداری است ولی عمومیت آن از بوجودآمدن یک اداره بدون کاغذ جلوگیری می کند. ویدئوتکست، موادمتنی وگرافیکی رااز طریق حافظه رایانه قابل دسترس می سازد. سیستم های تصویری مدرن برمحدودیتهای کاغذ وذخیره میکروفرم، بابه‌کاربردن OCR وفن‌آوریهایی دیسک فشرده غلبه کرده است. نشررومیزی برنامه کاربردی دراتوماسیون ادارات می باشد که توانایی تولید ارتباطات چاپی یا تصویری حرفه‌ای وتخصصی رادارد. اتوماسیون اداری می تواند باارائه پیوندهای ارتباطی به حل مشکل کمک نماید. ترکیب اتوماسیون اداری برای یک مدیر براساس خصوصیات سازمان، سلیقه های شخصی ومنابع قابل دسترسی شکل می گیرد. بعضی برنامه های کاربردی اتوماسیون اداری، جایگزین هایی برای روشهای ارتباطی سنتی هستند درحالی که دیگر برنامه ها فرصتهای جدیدی راارائه می دهند. (Mcleod 1998,393-394)


سیستم های پشتیبانی تصمیم(DSS)
همانگونه که گفتیم سیستم های اطلاعات مدیریت اشکالاتی دارد که سیستم های پشتیبانی تصمیم برای رفع آنها بوجود آمده است. سیستم اطلاعات مدیریت به منظورتدارک پشتیبانی شخصی برای هر مدیرنمی باشد. این ضعف سیستم اطلاعات مدیریت، اقداماتی راباعث شد که منتهی به مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم گشت. سیستم پشتیبانی تصمیم به عنوان یک سیستم متکی بر رایانه به منظور استفاده توسط یک مدیر خاص یاگروهی ازمدیران درهرسطح سازمانی برای اتخاذ تصمیم درفرآیند حل یک مساله نیمه ساختاری، تعریف می شود. سیستم پشتیبانی خروجی به شکل گزارشات ادواری یا خاص، یا نتایج مشابه سازیهای ریاضی راایجاد می کند. استیون. ال. آلر پس از مطالعه پنجاه وشش موسسه، شش نوع سیستم پشتیبانی تصمیم را شناسایی نمود. ساده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم ازطریق ایجاد توانایی بازیابی عناصر داده ها از پایگاه اطلاعات به مدیر کمک می کند. پیچیده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم عملاً تصمیماتی رابرای مدیراتخاذ می نمایید. سیستم پشتیبانی تصمیم درمقابل سیستم اطلاعات مدیریت: 1-فرد را حمایت می‌کند 2-حمایت مستقیم ایجاد می کند 3-تمام مراحل حل مساله راحمایت می‌نماید 4-مسائل نیمه ساختاری راحمایت می کند 5-برپشتیبانی تصمیم تاکید دارد.
مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم ،شکستهای اولیه سیستم اطلاعات مدیریت راتجربه نکرد. به احتمال قوی دلیل اصلی آن، دامنه محدودترسیستم پشتیبانی تصمیم است. برخورد ملایم تر سیستم پشتیبانی تصمیم، شانس موفقیت خودراحداکثر می کند (مک لوید 1378،444-442،440).


هوش مصنوعی سیستم های خبره وتأثیرآن برسیستم های پشتیبانی تصمیم
هوش مصنوعی فعالیت ایجاد توانایی درماشین هایی چون رایانه‌ها جهت به نمایش گذاردن رفتار هوشمندانه است که درانسانها مشاهده می شود. هوش مصنوعی نشان‌دهنده پیشرفته‌ترین کاربرد رایانه تابه امروز بود که تلاش می کند تابعضی انواع منطق انسانی راتقلید کند. نطفه های هوش مصنوعی فقط دوسال پس از استقرار اولین رایانه برای استفاده دربازرگانی گذارده شد. تحقیق هوش مصنوعی ادامه یافت امابه هدفهای محدودتر کاربردهای رایانه، چون سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم منجر شد. ولیکن درطی زمان پژوهش مداوم ادامه یافت تا مرزهای استفاده ازرایانه برای اموری که عمدتاً‌ هوش انسان راطلب می کند، گسترش یابد. یک زیر مجموعه اصلی هوش مصنوعی، سیستم های خبره هستند. سیستم خبره یک برنامه رایانه‌ای است که به  صورت یک انسان خبره عمل نموده واستفاده گر را درنحوه حل یک مساله راهنمایی می کند. عمل استفاده ازیک سیستم خبره را مشورت می نامند که استفاده کننده باسیستم خبره برای راهنمایی مشورت می کند.مفهوم سیستمهای خبره براین فرض استوار است که دانش متخصصین درحافظه رایانه ضبط ودردسترس کسانی که به کاربرد آن دانش نیاز دارند قرارگیرد. یک سیستم پشتیبانی تصمیم شامل برنامه هایی است که منعکس کننده چگونگی اعتقاد یک مدیردرحل یک مساله می باشد. یک سیستم خبره، ازطرف دیگر فرصتی برای تصمیم گیریها پیش می آورد که ازقابلیتهای مدیر افزونتر است .تمایز دیگر بین سیستم خبره  وسیستم پشتیبانی تصمیم ،توانایی سیستم خبره درتوصیف نحوه استدلال جهت نیل به یک راه حل خاص است. اغلب اوقات شرح نحوه دستیابی به یک راه حل، از خودراه حل ارزشمندتر است.
داده هایی که بوسیله برنامه های سیستم پشتیبانی تصمیم استفاده می شود، اصولاً‌به صورت عددی بوده و برنامه ها، تأکید براستفاده از روشهای ریاضی دارند، لیکن داده هایی که بوسیله سیستمهای خبره بکارمی رود نمادی تر بوده واغلب بصورت متن تشریحی می باشند. برنامه هایی سیستم های خبره بربکارگیری برنامه های منطقی تأکید دارند. یک مدل سیستم خبره مشتمل برچهار بخش اصلی است:1-یک موتور توسعه که متخصص وتحلیل گر سیستم ها برای ایجاد سیستم خبره بکارمی برند؛2-یک پایگاه دانش که معلومات گردآوری شده درمورد مساله خاص موردحل رادرخودجامی دهد؛3-یک موتور استنتاج که توانایی تفسیر محتوای پایگاه دانش رافراهم می کند؛4-یک رابط استفاده گر که به استفاده کننده کمک نموده تابه سیستم خبره بوسیله پایانه صفحه کلید رابطه برقرارکند. دوزبان برنامه نویسی لیسپ LISP) )وپرولوگ (PROLOG) برنمایش نمادین مبنای علمی بسیار مناسب است وبرای برنامه نویسی سیستم های خبره، مناسب می باشند.
مزیت اصلی یک سیستم خبره، توانایی آن دربهبود عملکرد شخص مدیر در یک قلمرو مساله خاص است. رایانه می تواند دانش موردنیاز برای حل مساله رابا سرعت الکترونیک بکاربرد. این توانایی به مدیر به دوشیوه بهره می رساند: اول برای مدیر امکان پذیر می سازد تابه فعالیت حل مسأله که سابقاً‌غیرممکن بود، مبادرت نماید. نفع دوم افزایش سرعت آن است که مدیر راازسایر فعالیتها آزاد می سازد. رایانه مانند شخص مدیر دارای ایام خوب وایام بد نمی باشد. هنگامی که استدلال کردن درداخل رایانه، برنامه نویسی می شود، مدیرمی داند که همان فرآیند حل برای هرمساله ای دنبال خواهدشد. بااین مشخصات، سیستم های خبره، دومحدودیت عمده دارند: اول اینکه آنها، علم متناقض رانمی تواند کنترل نمایند دوم اینکه سیستم های خبره، نمی توانند مهارتهای غیراستدلالی رابه عنوان مشخصه شخص حل کننده بکارببرند.


نتیجه
درطول مقاله شمایی کلی از سیستم های اطلاعاتی وبالاخص سیستم های اطلاعاتی مدیریت ترسیم شد.  همانطور که دیدیم سیستم های اطلاعات مدیریت رامی توان ازدو دید اخض واعم دید. ازدید احض سیستم اطلاعات مدیریت  فقط همان سیستم اطلاعات است که درخدمت مدیریت است ولی درمعنی اعم، به کاربرد رایانه و  سیستم های اطلاعاتی درتجارت وتوسعه موسسات می پردازد. درطول مقاله مشخص شد که سیستم اطلاعات مدیریت فضای حل مساله بیشتری رانسبت به دیگرکاربردها اشغال می کند پشتیبانی آن از بسیار کم تابسیار زیاد درتغییر باشد ومسائلی که پشتیبانی می کند می تواند به دوصورت ساختاری یانیمه ساختاری باشد. لیکن بشر متوجه پشتیبانی نیازهای اطلاعات کلی درسازمان تانیازهای فردی است. پشتیبانی که توسط سیستم پشتیبانی تصمیم فراهم می شود مشابه سیستم اطلاعات مدیریت می تواند ازبسیارکم تابسیار زیاد درتغییر باشد. تنها درمسائل نیمه ساختاری به طورویژه کارمی کند. خصوصیتی که آن را از سیستم اطلاعات مدیریت متمایزمی سازد شیوه ای است که درآن پشتیبانی نزدیکتری ازشخص مدیران انجام می شود. کاربردهایی سیستم اتوماسیون اداری با شخص مدیران انطباق یافته وبه بهترین شکل برای مسائل باساختار کم که ارتباطات غیررسمی فراوان است-وفق می یابد. باوجود آنکه سیستم اتوماسیون اداری اطلاعات حل مساله رادراختیار قرارمی دهد، تصمیم درمورد نحوه بکارگیری آن به مدیران محول می شود.
 گسترش سیستم های اطلاعاتی باعث می شود که از ماهیت بروکراتیک مدیریت دولتی کاسته شده وبه سمت وسوی اینفوکراسی گام بردارد. برخی از صاحبنظران براین باورند که با تصمیم فن‌آوری اطلاعات،‌مبانی دموکراسی درمدیریت دولتی تضعیف می شود زیرا ماهیت فن‌آوری اطلاعاتی بیش از آنکه جهت گیری دومکراتیک داشته باشد، گرایشهای تکنوکراتیک دارد. ازسوی دیگر عده ای براین باورند که به کمک فن‌آوری اطلاعات ارزشهای دموکراتیک مانند تکثرگرایی، آزادی بیان،... تقویت خواهد شد. درجهان ارتباطات ، کنترل مستقیم جای خود رابه ابزارهای غیرمستقیم مانند استانداردسازی، آموزش وپرورش می‌دهد. اطلاعات مبنای قدرت است وانحصار قدرت از هرنوعش که باشد دربلندمدت تبعات منفی خود رانمایان می سازد، هم به جامعه زیان می رساند وهم کل حاکمیت رازیرسؤال می ببرد. (زاهدی 1380،7-125)
پس برای این مهارانحصار باید به نوعی اخلاقیات معتقد بود مدیریت باید دربهره گیری از مظاهر جدید فن‌آوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی باید الزامات اخلاقی چون: 1-بهبودکیفیت خدمات دستگاههای حکومتی؛2-اطمینان ازمحرمانه بودن اطلاعات مردم ؛و 3-دوطرفه بودن جریان اطلاعات میان مردم وحکومت، را رعایت کند.


 پانوشتها:

[1] Hamburg et al
[2] System life cycle



فهرست منابع
 
بهان، کیت، هولمز، دیانا.1377. آشنایی با تکنولوژی اطلاعات. ترجمه مجید آذرخش، جعفر مهرداد. تهران: سمت.
 رولی، جینفر. 1380. مبانی سیستمهای اطلاعاتی. ترجمه زهراسیف کاشانی، نجیبه افنانی. تهران: سمت
زاهدی، شمس السادات 1380. فن‌آوری اطلاعات وکنترل درعصراینفوکراسی .درمجموعه مقالات دومین همایش علمی وپژوهش نظارت وبازرسی درکشور. تهران: دانشکده مدیریت دانشگاه تهران، سازمان بازرسی کل کشور. 127-116.
مک لوید، ریموند. 1378. سیستم های اطلاعات مدیریت. ترجمه مهدی جمشیدیان، اکبر مهدی‌پور عطاآبادی. اصفهان: دانشگاه اصفهان؛ سازمان برنامه و بودجه استان اصفهان.
مؤمنی، هوشنگ .1372. سیستم های اطلاعاتی مدیریت MIS. تهران: اتحاد.

Curtin et al. 1998. Information technology: the breaking wave. Boston: Irvin; McGraw-Hill.
Kraft, Donald; Boyce, Bert R. 1991. Operations research for libraries and information agencies.... Sandiego: academic press.
Mcleod, Raymand.1998.Management information systems. Seventh ed. Newjersy: prentise

مطلب فوق توسط دوست عزیزم آقای رسول زوارقی دانشجوی کارشناسی ارشد دانشگاه اهواز نوشته شده و بعلت مفید بودنش برای استفاده شما قرار دادم.

                                                                       با تشکر رضا


 
 
160 نکته در مورد مدیریت؟؟؟؟؟
نویسنده : رضا کاستی - ساعت ٤:٤۸ ‎ب.ظ روز ۱۳۸۸/٧/۱٦
 

یکی از ویژگی‌های دوران معاصر، سرعت و شتابی است که زندگی و کار به خود گرفته است. براساس ویژگی‌های این دوره، حتی ادبیات، روزنامه‌نگاری و اطلاع‌رسانی نیز تغییراتی کرده ‌است. به عبارت دیگر در حوزه داستان‌نویسی، پس از رمان‌های چند جلدی دهه‌های نخست قرن بیستم، شاهد ظهور داستان‌های مینی مالیستی و کوتاه هستیم، در حوزه روزنامه‌نگاری و اطلاع‌رسانی هم، خبرنویسی و ارائه اطلاعات با کمترین حجم و بیشترین اطلاعات از پیامدهای روزگار معاصر است. در این ارتباط، 160 نکته کاربردی و اجرایی در مدیریت را برای مطالعه مدیران، سرپرستان و کلیه افرادی که به طور مستقیم با انسانها سروکار دارند، ارائه کرده‌ایم که می‌تواند چکیده دهها کتاب و اثر علمی مدیریتی در این خصوص باشد.
منبع
160 نکته مدیریتی که از آن غافلیم:

1- در انجام کارها روی شیوه‌ای خاص تأکید نکنید. شاید کسی بتواند از مسیر کوتاه‌تر و بهتری شما را به مقصد برساند.
2- توجه داشته باشید دانش و تجربه، هیچ کدام به تنهایی رهگشا نیستند، مثل اکسیژن و هیدروژن که از ترکیب معینی از آنها هوای تنفس ما تأمین می‌شود، می‌توان با آمیختن دانش و تجربه، راهکارهای حیاتی و استثنایی خلق کرد.
3- از هر فرصتی برای استخدام و به کارگیری افراد برجسته استفاده کنید.
4- به خاطر داشته باشید رعایت استانداردهای محیط کار در کارایی کارمندان مؤثر است.
5- با فرق گذاشتن بیهوده بین افراد گروه، انگیزه کاری آنها را از بین نبرید.
6- از مشورت و نظرخواهی با نیروی جوان ابایی نداشته باشید.
7- با رفتارهای ضد و نقیض، اعتماد زیردستان را از خود سلب نکنید.
8- در به وجود آوردن فضای رقابتی سالم، کوشا باشید.
9- برای ارتقای سطح دانش کارمندان و افزایش بهره‌وری آنان، کلاسهای آموزشی ترتیب دهید و از لوازم کمک آموزشی بهره گیرید.
10- دقت کنید که توبیخ کارمند خطاکار، باید متناسب با اشتباهاتش تعیین شود.



11- مطمئن شوید مأمور خریدی که برای سازمان در نظر گرفته‌اید، علاوه بر کاردانی و رعایت اصول درست بازاریابی، مورد اعتماد، زرنگ و خوش‌سلیقه نیز هست و همان‌گونه که بر قیمت کالاها توجه دارد، بر زیبایی و کیفیت آنها نیز اهمیت می‌دهد.
12- در صورت لزوم با قاطعیت نه بگویید.
13- سعی کنید با اصول ساده روانشناسی آشنا شوید.
14- طوری رفتار کنید که دیگران شما را به عنوان الگو انتخاب کنند و آینده کاری دلخواه خود را در قالب شخصیت شما مجسم کنند.
15- هرگز در حضور کارمندان با دیگر معاشرین خود، پشت سر افراد بدگویی نکنید.
16- رعایت سلسله مراتب کاری را به مسئولین و سرپرستان گوشزد کنید.
17- برای آزمودن کارمندانتان با آزمایشهای فاقد ارزش و بی‌اساس، شخصیت آنان را زیر سؤال نبرید.
18- با شروع به موقع جلسات، وقت‌شناسی را عملاً به حاضرین بیاموزید.
19- برای گیراتر شدن سخنان خود، همیشه چند عبارت کلیدی از بزرگان و افراد برجسته در ذهن داشته باشید و در موقع لزوم آنها را به کار ببرید.

20- در انجام کارها به سه نکته بیش از بقیه نکات توجه کنید: اعتماد به نفس، اعتماد به نفس، اعتماد به نفس.
21- انتقاد پذیر باشید.
22- با بی‌توجهی، تلاش و زحمات زیردستان را بی‌ارزش نکنید.
23- با وسواس بیهوده در انتخاب، زمان را از دست ندهید و به خاطر داشته باشید زمان برای شما متوقف نمی‌شود.
24- برای حل مشکلات احتمالی، دوراندیش باشید و مطمئن باشید با در نظر داشتن چند راهکار تخصصی، هرگز در موارد اضطراری غافلگیر نخواهید شد.
25- نقش تبلیغات را در سودآوری سازمان نادیده نگیرید.
26- خواسته‌های خود را واضح و روشن بیان کنید و اطمینان حاصل کنید که کارمندان به خوبی از جزئیات وظیفه‌ای که به عهده آنان است، مطلع هستند.
27- از هر کس، مطابق دانش و تجربه‌اش توقع داشته باشید تا بهترین نتیجه را بدست آورید.
28- وظایف کارمندان را متناسب با توانایی‌های فیزیکی و حرفه‌ای آنان تعیین کنید.
29- اگر از موضوعی علمی اطلاعی ندارید، یا احتیاج به توضیحات بیشتری دارید، بدون هیچ تردیدی سؤال کنید.
30- در موارد بحرانی، خونسردی خود را حفظ کنید و چند استراتژی بحران‌زدایی مناسب با فعالیت سازمانی خود را پیش‌بینی و طراحی کنید تا در موارد لزوم از آنها استفاده کنید.
31- از رفتارهایی که شما را در سازمان عصبی معرفی می‌کند، پرهیز کنید.
32- انتقامجو نباشید.
33- زمان پیاده‌سازی تصمیم‌گیری‌ها، به اندازه اخذ تصمیمات، مهم است. چون ممکن است اجرای یک نقشه خوب تجاری در زمان نامناسب با شکست روبه‌رو شود.
34- در مورد چیزی که نمی‌دانید، به کسی اطلاعات اشتباه ندهید و از گفتن نمی‌دانم، هراسی نداشته باشید.

35- با محول کردن مسئولیت به کارمندان مستعد و خلاق، زمینه رشد و خلاقیت آنان را فراهم کنید.
36- بدون تفکر و درنگ پاسخ ندهید.
37- نحوه چیدمان میز کارمندان و محل استقرار آنها را طوری انتخاب کنید که افراد فراموش نکنند در محل کارشان هستند و نباید بیش از حد مجاز باز هم به گفت‌و‌گو بپردازند.
38- حرفه‌ای‌ترین و بهترین حسابدار و مشاور حقوقی را استخدام کنید.
39- به مشکلات مالی افراد توجه کنید و درخواستهای موجه اخذ وام آنان را به تعویق نیندازید.
40- همیشه به خاطر داشته باشید تواضع و متانت بر شکوه شما می‌افزاید.
41- اگر قاطعیت مدیر با مهربانی توأم باشد، تأثیر شگفت‌انگیزی بر اطرافیان خواهد داشت و فرمانبری با ترس جای خود را به انجام وظیفه با حس مسئولیت‌پذیری می‌دهد.
42- سامانه‌ای را جهت اخذ پیشنهاد اختصاص دهید و به کارمندان اطمینان دهید که در کمال رازداری به پیشنهادهای مطرح شده رسیدگی می‌کنید.
43- مطمئن شوید که حق و حقوق دیگران توسط مسئولین و سرپرستان سازمان رعایت می‌شود.
44- چند ساعت از یک روز مشخص در ماه را به بازدید از سطوح مختلف سازمان و گفت‌وگوی رودررو با کارمندان اختصاص دهید.
45- در سمینارهای مرتبط با فعالیت خود شرکت کنید.
46- در کمک رسانی‌های مراسم خیریه پیشقدم باشید.
47- با درایت و زیرکی همیشه در کمین شکار فرصتهای طلایی باشید.
48- صبر و حوصله را از مهمترین ارکان موفقیت تلقی کنید.
49- مسئولیت‌پذیر باشید.
50- به منظور اطلاع حاصل کردن از مطالب جدید علمی، در چند سایت اینترنتی مرتبط عضو شوید.
51- چند تکه کلام اختصاصی و جالب برای خود انتخاب کنید.
52- تفکر و تعمق قبل از پاسخگویی راحت‌تر از پیدا کردن چاره‌ای برای تغییر آنچه عنوان شده می‌باشد.
53- وقتی می‌خواهید کاری را به کسی محول کنید، روشی را برای عنوان کردنش انتخاب کنید تا حس مسئولیت افراد برانگیخته شود.
54- علت شکست‌های سازمانی را تجزیه و تحلیل کنید تا ضمن تشخیص مسیر نادرست، از تکرار آن جلوگیری کنید.
55- با بی‌اهمیت جلوه دادن کارهای کارمندان، زحمات آنان را بی‌ارزش نکنید.

56- با انجام ورزشهای فکری، قابلیت‌های ذهنی خود را تقویت کنید.
57- به هر کس فراخور فعالیت و بازده کاری‌اش پاداش دهید و با در نظر گرفتن پاداشهای مساوی، حرکت افراد شایسته گروه را کند نکنید.
58- با به کارگیری مشاورین کارآزموده و متعهد، موقعیت بازار کار را تحلیل کنید و استراتژی به کار بگیرید که همیشه یک گام از رقبا جلوتر باشید.
59- اجازه ندهید بار مسئولیت کارمندان بی‌کفایت و کند بر دوش کارمندان خبره و ساعی تحمیل شود زیرا افراد با درک این بی‌عدالتی انگیزه خود را از دست می‌دهند.
60- دانش حرفه‌ای خود را تا حدی بالا ببرید که در موارد لزوم در مقابل کلیه سؤالات حرفه‌ای حاضر جواب باشید.
61- زمان استخدام، افراد علاوه بر تست‌های مقرر شده، تست‌هایی انجام دهید که مطمئن شوید کسی را که به کار می‌گمارید، تنبل نیست! زیرا افراد تنبل فشار کاری دیگران را بیشتر می کنند.
62- هنگام دست دادن، دست افراد را محکم و صمیمانه بفشارید.
63- وقتی عصبانی هستید، درباره دیگران تصمیم‌گیری نکنید.
64- همیشه وقت‌شناس باشید. برای حضور به موقع، می‌توانید از ترفند قدیمی 5 دقیقه جلو کشیدن ساعت استفاده کنید.
65- هرگز امید ارتقا را از زیردستان نگیرید، زیرا به طور یقین، انگیزه آنها برای تلاش از بین می‌رود.
66- سعی کنید در صورت لزوم در دسترس باشید و شانس حرف زدن را به همه سطوح سازمان بدهید. در این صورت شاید با ایده‌های درخشانی روبه‌رو شوید.
67- به کارمندان ساعی و متعهد بگویید که چقدر برای سازمان مفید هستند و شما به آنها علاقه و اعتماد دارید.
68- هیچگاه اجازه ندهید کسی حالت افسردگی و ناامیدی شما را ببیند.
69- به شایعات بی‌اساس بی‌توجه باشید و در مورد زیردستان از روی دهن‌بینی قضاوت نکنید.
70- خشکی جلسات طولانی را با شوخ‌طبعی قابل تحمل کنید.
71- از سرزنش کردن دیگران در جمع خودداری کنید.
72- برای همه سطوح سازمان حتی خدمه و نامه‌رسانها احترام قائل شوید.
73- از منشی خود بخواهید روز تولد کارمندان، کارت تبریکی را که توسط شما امضا شده است، برایشان ارسال کند.
74- در موقع امضا کردن نامه‌‌ها و مکتوبات آنها را به دقت مطالعه کنید و از امضا کردن آنها، زمانی که حوصله و تمرکز ندارید پرهیز کنید.
75- خوش‌‌ژست و خوش‌بیان باشید و در جمع با انرژی و اشتیاق حاضر شوید.
76- با قدردانی به موقع از کارمندان، انرژی کاری آنان را افزایش دهید و حسن خلاقیت را در آنان تقویت کنید.

77- موقع حرف زدن با اعتماد به نفس به چشمان افراد نگاه کنید و همیشه متبسم باشید.
78- هرگز برای پیشبرد اهداف کاری خود، دیگران را با وعده‌های بی‌اساس فریب ندهید.
79- سعی کنید اسامی کارمندان را به خاطر بسپارید و در حین صحبت کردن با آنان، اسمشان را به زبان بیاورید.
80- همواره به خاطر داشته باشید به کار بردن الفاظ مؤدبانه از اقتدار شما نمی‌کاهد.
81- اشتباهات زیردستان را بیش از حد لازم به آنها گوشزد نکنید.
82- امین و رازدار افراد باشید.
83- روی اشتباهات خود پافشاری نکنید و بی‌تعصب خطاهای خود را بپذیرید.
84- با عبارات کنایه‌آمیز و نیشدار به دیگران درس عبرت ندهید.
85- با آرامش و خونسردی به حرفهای دیگران گوش کنید و برای صرفه‌جویی در زمان مرتباً حرف آنان را قطع نکنید.
86- روش محاسبات مالی را تا حدی یاد بگیرید تا قادر به تجزیه و تحلیل‌های گزارشات مالی سازمان باشید.
87- در جلسات دائماً به ساعت خود نگاه نکنید.
88- به نحوه پوشش و ظاهر خود توجه کنید.
89- تا صحت و سقم مسأله‌ای روشن نشده، کسی را مؤاخذه نکنید.
90- معاشرین چاپلوس خود را جدی نگیرید.
91- نکات جالب و پندآموز کتابهایی را که می‌خوانید، در دفتری یادداشت کنید و در موارد مناسب آنها را به کار ببرید.
92- انعطاف‌پذیر باشید.
93- بدون توهین به عقاید دیگران، با آنها مخالفت کنید.
94- نسبت به قول خود پایبند باشید.
95- در موقعیت‌های بحرانی بر خود مسلط باشید و نگذارید زیردستان از اضطراب شما آگاه شوند.
96- برای حرف زدن زیباترین و خوش‌آهنگ‌ترین الفاظ را انتخاب کنید.
97- ریسک‌‌پذیر باشید.
98- نحوه استفاده از نرم‌افزارهای مرتبط با کار خود را بیاموزید.
99- برای ثبت ایده‌های درخشانی که ناگهان به ذهن می‌رسند، همیشه یک قلم و کاغذ به همراه داشته باشید.
100- کتابخانه سازمان را به روز کنید و اسامی کتابهایی را که اضافه می‌شود به صورت لیست منتشر شده در اختیار کارمندان قرار دهید.
101- مطمئن شوید ابراز رضایت شغلی افراد به سبب ترس از توبیخ مسئولین و سرپرستان نیست.
102- به واسطه مدیر بودن خود، از دیگران توقع بیجا نداشته باشید.
103- در اولین فرصت در خاتمه دادن به مشاجرات و کدورتهایی که بین کارمندان پیش می‌آید، حکمیت کنید و برقرار کننده صلح و آشتی باشید.
104- در مصاحبه‌ استخدامی افراد به سوابق کاری آنان توجه و به خاطر داشته باشید کارمند موفق کارنامه‌ای پربار به همراه دارد.
105- از انحصاری کردن خدمات رفاهی سازمان پرهیز کنید و اجازه دهید همه سطوح از این خدمات بهره‌مند شوند.
106- زمان دقیق پیاده‌سازی تصمیمات اخذ شده را پیدا کنید، چون ممکن است اجرای یک نقشه خوب، در زمان نامناسب با شکست روبه‌رو شود.
107- برای حفظ اطلاعات سازمانی، از بهترین و پیشرفته‌ترین سیستم حفاظتی استفاده کنید.
108- زبده‌ترین کادر بازاریابی را گردآوری کنید و حتی زمانی که سوددهی سازمان در وضع مناسبی قرار دارد، از آنان بخواهید ریتم فعالیت‌های خود را کند نکرده و همچنان به صورت جدی ادامه دهند.
109- به منظور جلوگیری از تک‌روی و رقابت‌های ناسالم، روحیه انجام کار گروهی در سازمان را تقویت کنید.
110- از عنوان کردن فرامین غیرقابل اجرا و غیرمنطقی احتراز جویید، زیرا جز خدشه‌دار کردن شخصیت حرفه‌ای شما پیامدی ندارد.
111- عملکرد افراد را در زمان اضافه‌کاری کنترل کنید تا بدینوسیله از سوء استفاده افراد ناشایست که به عنوان اضافه‌کاری در سازمان به انجام کارهای شخصی یا اتلاف وقت می‌پردازند، جلوگیری شود.
112- از نگارش واژه‌ای که از صحت املای آن اطمینان ندارید، پرهیز کنید و برای حصول اطمینان از نگارش صحیح لغاتی که فراموش کرده‌اید، همیشه یک فرهنگ لغت در دسترس داشته باشید.
113- وقتی در مورد موضوعی محرمانه صحبت می‌کنید، مراقب استراق سمع دیگران باشید.
114- اموال مهم سازمان را بیمه کنید.
115- در سلام کردن و ایجاد ارتباط دوستانه پیشقدم باشید.
116- مراقب سلامتی خود باشید و هرگز از یاد مبرید عقل سالم در بدن سالم است.
117- مطمئن شوید کادر مالی شما به موقع در پرداخت صورت حساب‌ها اقدام می‌کنند و پرداختها بنا به دلایل غیرموجه، به تعویق نمی‌افتد. چون تأخیر در پرداخت‌ها به اعتبار مالی شما لطمه جبران‌ناپذیری وارد می‌کند.
118- عیب‌جو و بهانه‌گیر نباشید و اجازه ندهید این دو خصلت در شما به عادت مبدل شود.
119- هرگز از خاطر نبرید انسان، اشرف مخلوقات است و با درایت و پشتکار می‌تواند برای هر مشکلی، راه حل مناسبی پیدا کند.
120- برخی از بازنشستگان پس از بازنشستگی تمایل به ادامه کار دارند، اگر می‌خواهید این افراد را به کار بگیرید توجه داشته باشید توانایی و انرژی و یا انگیزه‌ کافی جهت نیل به اهداف سازمانی در این افراد وجود داشته باشد و درخواست کار آنها صرفاً به دلیل رفع نیاز مالی نباشد.
121- همواره هوشیار باشید کسی در سازمان جهت حفظ عنوان شغلی و موقعیت خود به عنوان ترمز برای نیروهای فعال و پرانرژی عمل نکند.
122- از اشتباهات خود درس بگیرید و آن را به دیگران نیز درس بدهید.
123- حتی وقتی موردی پیش آمده که به شدت ترسیده‌‌اید، اجازه ندهید اطرافیان از این حس شما مطلع شوند.
124- افراد متخصص سازمان را برای اخذ نشریه‌های تخصصی آبونه کنید.
125- هیچکس را دست کم نگیرید.
126- حامی ضعیفان باشید و اجازه ندهید حق کسی ضایع شود.
127- اگر در جمعی هستید که موضوع مورد بحث را نمی‌دانید و روشن شدن این امر به اعتبار علمی شما لطمه خواهد زد، لازم نیست با اظهار نظر در مورد آن، عدم آگاهی خود را عیان سازید. می‌توانید سکوت کنید تا در اولین فرصت به تکمیل اطلاعات خود بپردازید.
128- آرام و شمرده صحبت کنید.
129- زمانی که از کسی اشتباهی سر می‌زند، با رفتار صحیح و منطقی او را شرمنده کنید، نه با توهین و ناسزا.
130- به اندازه کافی استراحت کنید و اجازه ندهید خستگی و استرس به سلامت روحی شما لطمه وارد کند.
131- هر از چند گاهی جلسه‌ای به منظور پرسش و پاسخ با حضور سرپرستان ترتیب دهید تا از صحبت عملکرد و برنامه‌های آنان مطمئن شوید.
132- سرپرستان و مسئولین، پل ارتباطی مدیریت و کارمندان هستند، تا از استحکام این پل مطمئن نشده‌اید بی‌محابا گام برندارید، چون در غیر این صورت ممکن است سقوط کنید.
133- کارمندان را تشویق کنید تا با ابتکار در انجام کارهایشان راههایی برای صرفه‌جویی و پایین آوردن هزینه‌ها پیدا کنند.
134- کتاب قانون تجارت را در دسترس داشته باشید.
135- با توجه بیش از حد به افراد خاص، حسادت دیگران را برانگیخته نکنید.
136- به دیگران فرصت جبران اشتباهاتشان را بدهید.
137- نقاط ضعف و قوت خود را کشف کنید.
138- مطمئن شوید هیچ منبع انرژی، بیهوده به هدر نمی‌رود. برای مثال کسی را موظف کنید تا از خاموش بودن چراغها و بسته بودن شیرهای آب پس از اتمام ساعات اداری و خروج نیروها اطمینان حاصل کند.
139- با اولین برخورد، در مورد کسی قضاوت نکنید.
140- حس ششم خود را نادیده نگیرید.
141- هر کسی را فقط با خودش مقایسه کنید، نه دیگران.
142- برای هر بخش، یک جعبه کمک‌های اولیه تهیه کنید.
143- اعجاز عبارات تأکیدی و مثبت را نادیده نگیرید.
144- راحت‌ترین مبلمان و چشم‌نوازترین وسایل را برای اتاق خود تهیه کنید و برای استفاده بهینه از فضا و زیبایی محیط از طراحان داخلی کمک بگیرید.
145- پنجره‌ها را مسدود نکنید، اجازه دهید همگان از نور و هوای تازه که ارزانترین موهبتهای الهی هستند، بهره‌مند شوند. گاهی وزش یک نسیم می‌تواند آرامش چشمگیری برای محیط به ارمغان بیاورد.
146-از انجام هر جابه‌جایی برای نیروی انسانی در محیط کار، نمی‌توان نتیجه مطلوب گردش شغلی را حاصل نمود. اگر جابه‌جایی کارمندان اصولی و حساب شده نباشد، باعث افت راندمان کاری و دلزدگی آنان از کارشان می‌‌شود.
147- مراقب باشید و اجازه ندهید سرپرستان و مسئولان برای پیاده‌سازی نظرات شخصی و اجرای فرامین خود، خودسرانه دستوری را به اسم شما اعلام کنند، زیرا در این صورت اگر این دستورات صحیح و قابل اجرا نباشد، از حسن شهرت و محبوبیت شما کاسته خواهد شد.
148- سرمایه‌های مالی، وقت و انرژی نیروی انسانی را با آموزشهای غیرضروری به هدر ندهید. برای هر کسی آموزشی را تدارک ببینید تا بتواند از آن در بهبود بخشیدن کارهایش استفاده کند. در غیر این صورت وقتی فرصتی برای استفاده از این آموخته‌ها دست ندهد، خیلی زود به ورطه فراموشی سپرده می‌شود و هرگز تبدیل به یک مهارت نمی‌شود.
149- بی‌طرفانه راجع به مسائل تصمیم‌گیری کنید تا زاویه دید شما وسعت پیدا کند.
150- با هر نوع بی‌انضباطی مبارزه کنید.

151- روز خود را با خوردن صبحانه‌ای مقوی آغاز کنید.
152- از ایمن بودن آسانسورها و سایر وسایل مهم اطمینان حاصل کنید و اگر احتیاج به تعبیر یا تغییر دارند، بدون فوت وقت اقدام کنید.
153- حتی اگر سن شما از کارمندان کمتر است، آنچنان دلسوزانه با مسائلشان برخورد کنید تا لقب "پدر سازمان" را کسب کنید.
154- جهت حفظ سلامتی و چالاکی هر روز حداقل 15 دقیقه نرمش کنید.
155- در برخی از برنامه‌ریزی‌ها و اخذ تصمیمات از کارکنان نیز نظرخواهی کنید تا با این مشارکت صمیمیت بیشتری بین مدیریت و کارکنان برقرار گردد و حس مسئولیت‌پذیری افراد افزایش یابد.
156- از کارکنان بخواهید اگر با مشکلی روبه‌رو می‌شوند ضمن اعلام آن مشکل چند راه حل مناسب نیز ارائه دهند.
157- گاهی اوقات بدون اطلاع قبلی وارد اتاق کارکنان شوید و شخصاً با آنان به گفت‌وگو بپردازید.
158- با برقراری امنیت شغلی در محیط روحیه کاری افراد را بهبود ببخشید.
159- اگر به افراد شخصیت بدهید و با برخوردهای نادرست عزت نفس آنان را پایمال نکنید آنان به مثابه اهرم عمل می‌کنند و قادر خواهند بود مسئولیت‌هایی که به عهده آنان است بدون استرس و فشار روحی و با کیفیت بهتری به انجام برسانند.
160- مشوق و ترویج‌دهنده کار تیمی باشید تا هماهنگی و همسویی کارکنان جایگزین رقابت‌های ناسالم شود.


 
 
موج سوم چیست؟ (شاخه: متفرقه) ارسال شده توسط admin2 یکشنبه 1 شهریور 1388 - 11:04:
نویسنده : رضا کاستی - ساعت ٤:٤٠ ‎ب.ظ روز ۱۳۸۸/٧/۱٦
 

مدیریت تغییر وایجاد دگرگونی درگرو رهاسازی ودل کندن از گذشته است.

موج سوم ، شیوه به راستی نوینی از زندگی با خود می آورد . این شیوه نوین مبتنی است بر منابع انرژی های متنوع و احیا پذیر، مبتنی است برروشهای تولیدی که خطوط مونتاژ اغلب کارخانه هارا منسوخ وبی مصرف می سازد ، مبتنی است بر نمادی نوین که آن را می توان ((کلبه الکترونیک)) نامید ومبتنی است برمدارس وشرکتهای تجاری آینده که از اساس دگرگون شده است . این دگرگونی مدتها است که درجوامع صتعتی اتفاق افتاده و سبک وسیاق متفاوتی برای کار وفعالیت اقتصادی ترسیم وبه کاربسته است.

انسانها تاکنون دوموج عظیم تحول را ازسرگذرانده که هریک به میزان وسیعی فرهنگها یا تمدنهای پیشین را محو کرده وشیوه هائی از زندگی را که درنظر پیشینیان محال می کرد ، جایگزین آنها کرده است.



تحقق نخستین موج تحول ، یعنی(( انقلاب کشاورزی)) هزاران سال طول کشید . ولی موج دوم یعنی ((ظهور تمدن صنعتی)) فقط سیصد سال به طول انجامید. امروزه تاریخ ازاین هم پرشتاب تر است وچه بسا که ((موج سوم)) طی چند دهه تاریخ را درنوردد وبه کمال برسد. بنابراین آن عده از ما که از قضا دراین لحظه انفجار آمیز سهمی دراین سیاره داریم ، تاثیر کامل ((موج سوم )) را دردوران حیات خود احساس خواهیم کرد.

تنها راه نجات کشورهائی مثل کشورما راه میان بر است . این راه فراگیری وبکار بستن مدیریت تغییر است . باید یاد بگیریم که چگونه برموج تغییرات سوار شویم وازقطار درحال حرکت جانمانیم . باید قادرشویم مفاهیم جدید مانند (بهبود مستمر) ، مدیریت مشارکتی ، کارگروهی ، سازمان فراگیر ، مشتری محوری و... را فراگرفته ، درخود هضم ، ازدرون قبول وبه کارکنان وسازمان وحتی به جامعه خود انتقال دهیم.

امروزه سازمانهای موفق (تغییر پذیر) میزان رضایت مشتریان را به عنوان معیاری مهم برای سنجش کیفیت و موفقیت خود قلمداد می کنند . اهمیت مشتری ورضایتمندی او چیزی است که به رقابت درسطح جهانی برمی گردد.
سازمان موفق ، سازمانی است که درعین این که محصول با کیفیت وبا قیمت مناسب را به مشتریان عرضه می کند ، بتواند نیازهای آنان را نیز برآورده کند . یک مشتری ناراضی ، به راحتی تبدیل به یک مشتری از دست رفته ویک کارمند نارضی به راحتی تبدیل به یک کارمند بی تفاوت خواهد شد .به همین دلیل سازمانهای تغییر پذیر عدم رضایت مشتریان را ابزاری برای کمک به فرایند بهبود ودریافت نظرات وانتقادات کارکنان را راهی برای حل مشکلات دانسته وازآن استقبال می کند. لذا مدیریت تغییر با حضور وهماهنگی با محیط کار وجامعه ازطریق دریافت نظرات وانتقادات ، تغییرات لازم را جهت رفع نقاط ضعف ایجاد می کند. درغیر این صورت تغییراتی برخلاف میل واهداف او درسازمان متبوعش اتفاق خواهد افتاد که اجتناب ناپذیر است.

مدیریت تغییر نیازمند گسترش تفکر ودیدگاههای متنوع ورنگار

نوع تفکر حاکم برسازمانهای ما تفکر تحلیلی ویک سویه است . جای تعجب نیست زیرا نظام آموزشی ما بر توسعه تفکر تحلیلی تاکید دارد ومحیط کارنیز این مهارت را تشویق وتقویت می کند. بیشتر ما هنگامی که با مشکلی روبه رو می شویم با آن به شیوه تحلیلی برخورد کرده ودنبال راه حلی کلاسیک می گردیم. درحالی که دردنیای متغیر کنونی بیشتر مسائل ومشکلات نیاز به راه حلهائی با رویکردی خلاق دارند.

راه حل های مختلفی برای تشویق تفکر خلاق ویا به بیان جدیدتر رنگی وجود دارد . یکی از این راه حل ها گسیل کارکنان به خارج سازمان جهت دیدن محیط اطراف وسازمانهای دیگر برای بروز افکار نواست. راه دیگر دعوت ازسایرین برای دیدن سازمان ما وارائه نظرات وتفکرات بدیع است ، چون بسیاری ازموارد روزمره برای افرادی که با آن سروکاردارند به صورت عادی درآمده وقادر به تشخیص نواقص آن نیستند. درحالی که یک بیننده خارجی چون برای اولین بار با آن مواجه می شود چنانچه تناقضی وجود داشته باشد بهتر متوجه می شود.

ایجاد گروههای بهبود ، حل مسئله به صورت گروهی وانجام تکنیک هائی مانند توفان فکری ، کارکنان را به تفکر خلاق تشویق کرده وسازمان را قادر می سازد به هرموضوع ومسئله ای ازجوانب مختلف بنگرد وراههای مختلفی را برای یک مورد یکسان دریافت کند.

خشنودکردن مشتری باید هدف مشترک سازمانها وتامین کنندگان قرار گیرد . این تشریک مساعی به ارتقای کیفیت تامین کننده منجر می شودکه به نوبه خود کیفیت سازمان را بهبود می بخشد. ترس از تبانی و سوء استفاده بین تامین کنندگان وکارکنان موجب شده که سازمانها دردورنگهداشتن این دوگروه اهنمام کنند ، درحالی که درسازمانهای پیشرو وتغییر پذیر تامین کنندگان ازطریق دریافت نظرات کارکنان سازمان که درحقیقت مشتری اولیه مواد تامین کنندگان هستند به نقاط ضعف خود پی برده وقبل از آن که عدم کیفیت مواد منجربه وضعیت نامطلوبی گردد ، تسبت به رفع نواقص ، اقدام می کنند. درحقیقت رابطه بین تامین کنندگان وکارکنان سازمان درحد رابطه دوشریک تجاری که نفع وضرر هریک به دیگری نیز سرایت خواهد کرد، ارتقاء پیدامی کند.

مدیران، بر اساس عرف حاکم ، تمام اختیارات را برای خود می خواهند ومسئولیت را برای دیگران ، درحالی که هریک بدون دیگری امور را مختل کرده وموجب فساد خواهد شد.مسئولیت واختیار دوبال پرواز است وفقدان هریک موجب سقوط خواهد شد. بنابراین مدیریت تغییرباید تغییر درحاکمیت ونحوه اداره امور را تجربه کند . البته این موضوع باید گام به گام وبه تدریج انجام گیرد. چون هنوز جوامع صنعتی ما آمادگی پذیرش یکباره این وضعیت را نداشته وممکن است به هرج ومرج دچار شوند.

بدین ترتیب ، تغییر پرزحمت ، پرمخاطره وسخت است . دراین راه پرمخاطره وجود شکستها محتمل است. مدیریت تغییر بالاترین پشتوانه حمایتی کارکنان دراین فرایند سخت ودشوار است . آموزش این که هرشکستی زمینه ساز پیروزی های آتی است ، از وظایف مدیر است. اشتباه مرسوم مدیران آن است که کارکنان را درفرایند تغییرات جایگزین کرده وسپس به حال خود رها می کنند ، درحالی که نقش هدایتی مدیر در روند تغییر به عنوان حامی ومربی ، تعیین کننده واساسی است. تقویت روحیه کارکنان وپاداش دهی به موفقیت های کوچک وبزرگ آنان یکی از ظریفترین وبحرانی ترین مهارتهای مدیریت تغییر است که به طور معمول نادیده گرفته می شوند . تفکر حاکم دردیدگاه سنتی مدیریت حاکی ازآن است که کارخوب وظیفه کارکنان است ودرغیر این صورت موضوع تنبیه به میان می آید. فرهنگ تجلیل از انسانها درزمان حیاتشان را بیاموزیم ودرسازمانها به کارگیریم . قهرمانها همین همکاران ما هستند که درشرایط سخت تغییرات دلسرد نشده وچنانچه شرایط فراهم شود منشآ تغییرات وتحولات هستند. فراموش نکنیم که مردان بزرگ کارهای بزرگ انجام می دهند وقهرمانان کارهای خارق العاده وبه طور معمول قهرمانان ازمیان افراد عادی بروز می کنند.

تغییر همیشه دردناک است وبا مقاومت افراد ( چه درسازمان وچه درخارج آن) روبرو می شود. مردم به طور معمول به کارروزمره ویکنواخت عادت کرده اند وآن را بهترین روش انجام کار می دانند. جملاتی ازقبیل (( همه چیز خوب است ، چرا تغییر دهیم یا این روش را قبل ازاین آزمایش کردیم ولی جواب نداده ویا هرگز این روش را به کارنگرفته بودیم ، احتمال موفقیتش ضعیف است )) اغلب توسط کارکنان درزمان تغییر گفته می شود . مدیریت تغییر باید قادر باشد ارتباط مشوقانه وموثری برای مقابله با این طرز فکر ایجاد کند.
پذیرش مسئولیت مدیریت تغییر ((علاقمندی)) وتوانائی برای تغییر آن چه هم اکنون انجام می شود ، به همان میزان ، انجام کارهای جدید و متفاوت را می طلبد وبه سیاستهائی نیاز دارد که (( حال)) را به خلق ((آینده)) وادار کند ودیروز را رها کند . درواقع، ساختن فردا ممکن نیست ، مگراین که فردا، درابتدا پوست ((دیروز)) را بیاندازد وخودرا ازآن خلاص کند. مدیریت تغییر وایجاد دگرگونی درگرو رهاسازی ودل کندن از گذشته است.


 
 
ویژگیهای مدیریت موفق در it
نویسنده : رضا کاستی - ساعت ٤:۳٢ ‎ب.ظ روز ۱۳۸۸/٧/۱٦
 

هر مدیر IT که می خواهد مدیریت موفقی داشته باشد، بایستی دارای یک سری ویژگی هایی باشد.بهترین مدیران و آنانی که حرفه های موفقی دارند این مهارت ها را دارا هستند و با استفاده از قابلیت هایشان می توانند تشکیلات تخصصی و شرکت هایی را که برای آنها کار می کنند را بالا ببرند.  گر چه بر سر تعداد و ماهیت این ویژگی ها اختلاف نظرهایی وجود دارد اما تعدادی از آنها بسیار مهم بوده و یکی از ضروریات مدیران ITهستند.

1-توانایی ارزیابی نیازها:  همه مدیران IT نیازمندند بدانند که چطور نیازهای شرکتشان را که به وظایف تکنولوژی آنها مربوط می شود ، ارزیابی کنند. این مهم نیست که در چه سطحی از مدیریت می باشند بلکه بایستی بدانند که نیازهای واقعی و اعمال صورت گرفته چیست تا بتوانند بر روی فعالیت های صحیح کار کنند. بسیاری از مدیران تنها در صدد ایجاد و توسعه برنامه های IT هستند و برای رسیدن به اهداف و  کشف موضوعات و اعمال ملموس شرکت هیچ تلاشی نمی کنند. پروش توانایی ارزیابی سریع تکنولوژی مورد نیاز حیطه تخصصی یک مدیر IT توانایی او در پاسخگویی و مسئولیت پذیری بیشتر را افزایش می دهد. ارزیابی تکنولوژی مورد نیاز در کمک به مدیران IT در جهت توسعه حرفه آنان نقش بسیار مهمی را بازی می کند.

2- توانایی خلق یک دیدگاه: یک مدیر موفق IT  برای اینکه رهبری مطلوبی داشته باشد بایستی هدف های سازمان را بشناسد و دیدگاهی را برای کارکنان خود خلق کند که نشانده این باشند که می خواهد سازمان و کارکنان در کجا قرار گیرند . این مدیران بایستی مسئولیت پذیر بوده و تیم خود را به مقصد مطلوب هدایت کنند. مدیرانی که توانایی خلق یک دیدگاه و توضیح و تفصیل ماهرانه آن به کارکنان خود را دارا هستند می توانند کارهای بسیار خوبی را به انجام رسانند چرا که کارکنانشان ار آنان پیروی می کنند. انتقال این دیدگاه نشان دهنده وجود کانونی است که کارکنان را متعهد به رساندن سازمان به مقصد مشخص شده می کند.

3- توانایی ایجاد یک برنامه:زمانی که کارکنان دانستند که کجا می خواهند باشند، مدیران موفق می دانند که چگونه با ایجاد یک برنامه آنان را به آنجا برسانند و این به معنی انتخاب اولویت های صحیح برای موقعیتی که در آن قرار دارند و سپس ایجاد برنامه ای پر تکاپو اما دست یافتنی است. برنامه ریزی یک عنصر ضروری برای مدیرانی است که می خواهند به اهداف عالی برسند، اما بسیاری از مدیران در برنامه ریزی شکست می خورند. در عوض آنان سعی می کنند بیشتر کار انجام دهند بدون اینکه ببینند سازمانشان قادر به انجام چه کارهایی است. داشتن توانایی ایجاد برنامه ای که سازمان را به اهدافش می رساند، مدیران را در موقعیت بهتری از پاسخگویی و مسئولیت پذیری قرار می دهد.

4- توانایی ساختن یک تیم: مدیران موفق اهمیت ساختن تیمی را که به خوبی مهارت در زمینه های مهم و حیاتی را دارد ، به خوبی می دانند. یک مدیر موفق بایستی بداند که تیمی را که در حال حاضر وجود دارد، چگونه اصلاح کرده و بهبود بخشد و البته این کار را بایستی به خوبی ایجاد یک تیم جدید انجام دهد. هر مدیر خوبی توانایی ایجاد تیمی صحیح برای انجام اموری که در حال حاضر وجود دارد و پیش بینی نیازهای آینده را دارد ، بنابراین یک چنین تیمی آماده برای تلاشها و مبارزات جدید است. مدیران قوی حرفه ای سازندگان موثر افراد حرفه ای هستند. آنها اهمیت مشاغل و سازمان های حرفه ای به عنوان ابزاری برای ایجاد تیمی قوی با توانایی اداره کردن مستقلانه را  به خوبی فهمیده اند.

5- توانایی تمرکز بر منابع:متمرکز کردن کارکنان IT ، پول و منابع تکنولوژی بر اولویت های کلیدی شرکت برای دستیابی به موفقیت ضروری است. منابع تکنولوژی بایستی بر ابتکاراتی متمرکز باشد که همگام با نیازها و اهداف شرکت است و بایستی در یک راه پربار و هزینه های قابل اجرا به کار روند. انسان های حرفه ای متفکر در هر سطحی نیازهای تمرکز قوی را تشخیص می دهند.

6- توانایی مدیریت پروژه ها:اساس شغل یک مدیر IT این است که سازمان می تواند اولویت های پروژه را با یک شیوه قابل پیش بینی انجام دهد. هماهنگی مدیریت پروژه های قابل اجرا بایستی بخش کلیدی هر مدیری باشد که انتظار موفقیت را دارد. صرفنظر از مسیر حرفه ای یک مدیر، مهارتهای مدیریتی پروژه های قوی فرصت ها و شانس های مدیر را بالا می برد.

7- توانایی اجرای فرایند مدیریت تغییر:تکنولوژی به دلیل طبیعتی که دارد ، نیازمند تغییرات سریع است. هر مدیر IT لازم است که بتواند چگونگی اجرای موثر تغییرات را درک کند، چه این تغییر تعویض یک کامپیوتر شخصی یا بهبود یک شبکه یکپارچه و یا ایجاد و نصب یک نرم افزار جدید باشد. شکست در مدیریت موثر تغییرات هر مدیری را فلج خواهد کرد.

8- توانایی رهبری و ایجاد انگیزه:سازمانهای IT به مقاصد خود دست نمی یابند مگر اینکه در آنان ایجاد انگیزه شود. مدیران IT که می توانند سرعت حرکت قابل توجهی مبتنی بر رهبری قوی و تکنیک های انگیزشی ایجاد کنند ، همیشه موفقیت های بیشتری نسبت به آنانی که نمی توانند این کار را انجام دهند بدست می آورند . انجام کارها توسط دیگران یکی از مهارتهای کلیدی مورد نیاز هر مدیر موفقی است.

9- توانایی برقراری ارتباطات موثر:مدیران موفق می توانند در بسیاری از سطوح متفاوت و با همه نوع افراد ارتباط برقرار کنند. موفقیت حرفه ای بستگی بسیار زیادی به مهارت های برقراری ارتباطات موثر دارد. رساندن پیام در میان کارکنان فنی به خوبی مشتریان غیر فنی ، مدیران را قادر به مدیریت انتظارات قابل اجرا می گرداند. آن دسته از مدیران IT  که به موفقیت های حرفه ای بزرگی دست می یابند، کسانی هستند که می توانند با تمامی سطوح افراد مانند کارمندان، همتا ها، مشتریان داخلی و خارجی ، فروشندگان و مدیران ارشد به خوبی ارتباط برقرار کنند.

10- توانایی بررسی و سنجش عملکرد:تنظیم و قراردادن اهداف و توانایی سنجش پیشرفت کار برای یک مدیر IT بسیار مهم است. مدیران موفق اندازه گیری های مخصوصی دارند که به آنها و دیگران می گویند که سازمان تا چه اندازه خوب کار می کند و همچنین بازخوردهایی را تهیه می کنند که به مدیران در امر هدایت کارهایی که عملکرد سازمان را بهبود می بخشد، کمک شایانی می کند.